Recientemente nos hemos asociado con Cam Petty, fundador y director ejecutivo de Eventos de renderizado, en una serie de tres episodios para su podcast sobre el sector de la organización de eventos.
Además de dirigir su propia y próspera empresa de alquiler de material para eventos, Cam dirige una de las principales plataformas educativas para profesionales del sector de los eventos. Además, lleva mucho tiempo Goodshuffle Pro usuario que recomienda nuestro software a profesionales del sector de eventos en cualquier etapa de su desarrollo.
En el segundo episodio, habla con Colin Connor, responsable de éxito del cliente en Goodshuffle, sobre cómo nuestro software optimiza la gestión de eventos. Escucha el podcast a continuación o sigue leyendo para conocer cinco de las ideas clave más importantes.
1. Cómo conseguir más clientes sin más estrés
Cam: Una de las cosas que nos quita el sueño como profesionales son las reservas duplicadas y no poder cumplir con los trabajos que prometemos a nuestros clientes. Puede que te despiertes a las 2:00 a. m. pensando: “Ay, no, ¿voy a poder cumplir con este encargo?”.”
Goodshuffle Pro es increíble, con funciones como reservas y alertas que te ayudan a aceptar el pedido si así lo deseas, y luego decidir si quieres mover artículos para poder gestionar el pedido tú mismo, si quieres comprar más inventario, si quieres subcontratar, y así sucesivamente. Hay muchísimas opciones para gestionar un pedido.
Con otros programas, o bien no puedes reservar el artículo porque ya está alquilado en otro lugar, o bien puede Reservas, pero no te das cuenta de que hay una doble reserva hasta que ya es demasiado tarde. Goodshuffle Pro te permite gestionar el negocio y ver dónde están los conflictos.
Colin: Exacto. El Las cosas que te quitan el sueño son: “¿Tengo suficiente? ¿Le di un presupuesto a alguien por este arco de boda o esta mesa que en realidad... no ¿”Qué tenemos en stock?» Esas son las sorpresas de las 2:00 a. m. que podrás evitar gracias a las notificaciones y alertas proactivas de Goodshuffle Pro.
Como mencionaste, nada te impedirá cerrar ese trato o salir a comprar más. Queremos asegurarnos de que puedas tomar decisiones más informadas e inteligentes basándote en el inventario del que dispones y en lo que quizá necesites reponer.
Cam: Y aquí viene lo mejor. Aunque te despiertes a las 2:00 a. m., si tienes Goodshuffle Pro, puedes sacar tu celular, revisar lo que necesitas en un santiamén y luego quedarte tranquilo sabiendo que hiciste todo lo posible y que no habrá conflictos inesperados.
2. Cómo puedes motivar a tu equipo para que dé lo mejor de sí mismo
Cam: Creo que no he trabajado ningún fin de semana en tres o cuatro años. No necesito estar presente en cada uno de los trabajos, porque cuento con un software en el que puedo confiar. Goodshuffle Pro se encarga de todas esas preocupaciones que probablemente tendrían algunos de mis colegas del sector querer recurrir a trabajos de fin de semana porque no creen que su equipo vaya a poder encargarse de ellos por sí solo.
Colin: Con Goodshuffle Pro, puedes ver el progreso que ha logrado tu equipo en determinados pedidos, así como consultar de un vistazo las hojas de preparación de pedidos digitales o las listas de selección. El panel de control te ofrece una visión general que te permite tomar rápidamente distancia, respirar hondo y asegurarte de no lanzarte de cabeza a la semana.
Se acabaron las conjeturas, o el esperar y rezar pensando “¿Quizás este trabajo ya esté listo?” o “¿Creo que dijeron que todo en este trabajo está listo?”. Todos los departamentos de tu empresa trabajan en armonía. Esto se nota especialmente cuando se producen cambios o revisiones en los trabajos presupuestados. Estos cambios realizados por tu equipo de ventas son automáticamente enviado al back-end para que tu equipo lo vea, de modo que todos estén al tanto y no se pase nada por alto.
3. Cómo dejar de depender de documentos impresos obsoletos
Cam: Antes de Goodshuffle Pro, me venía a la mente esta imagen de 25 portapapeles de un evento con todo esto amontonado: archivos, bocetos de diseño, paletas de colores, hojas de referencia y mapas. En aquellos tiempos, teníamos que usar impreso Google Maps.
Hoy en día, el éxito se define así: “Puedo encargarme de todo esto, puedo verlo a vista de pájaro en Goodshuffle Pro, puedo verlo desde mi teléfono, puedo verlo desde mi iPad, puedo verlo desde mi computadora, y estamos listos. Sé hacia dónde vamos”.”
Colin: Cuando se producen cambios, si has impreso la hoja de verificación y te la llevas contigo, y luego hay modificaciones, ¿de qué te sirve ese documento impreso? Los documentos impresos tienen la mala costumbre de quedarse tirados sobre una mesa una vez que el equipo ha terminado de preparar todo para un evento.
No hay ningún retraso entre el momento en que tu equipo de ventas agrega un artículo a un contrato y el momento en que tu equipo de almacén lo ve en la hoja de preparación (siempre y cuando esté marcado como firmado por el cliente). Esto significa que, cuando tu equipo está preparando el camión, cuenta con la información necesaria para realizar fácilmente cambios de última hora. Y a medida que el equipo de almacén actualiza su progreso en la hoja de preparación, el equipo de ventas también lo verá.
Además, gracias a la función de cálculo de rutas de Google Maps, sabrás cómo desplazarte entre todos tus trabajos, cuánto tiempo te llevará y podrás ver esas actualizaciones en tiempo real, en lugar de tener que escribir algo en la parte de atrás de una servilleta de cóctel o en el reverso de una lista de recogida con las indicaciones para llegar.
Se acabaron las conjeturas y las zonas grises. Ya no hay que pensar ni recordar notas adhesivas por todas partes ni un tablero de guerra. Todo está ahí, en Goodshuffle Pro, y lo que es más importante, se actualiza en tiempo real para facilitar y aclarar el acceso a toda esa información.
4. Cómo puedes generar los informes que más te interesan
Cam: Para nosotros es fundamental saber cómo está rindiendo nuestro inventario. Con Goodshuffle Pro, podemos ver qué artículos están apartados, es decir, cuáles no nos están generando ingresos en este momento debido a daños. Podemos responder preguntas como: “¿Qué está pasando en mi departamento de entregas en comparación con mi departamento de recogida en tienda?” y “¿Con qué frecuencia subalquilo un artículo determinado? ¿Tiene sentido que compre ese artículo que sigo subalquilando una y otra vez (y dejando pasar ingresos que podría estar obteniendo si realmente fuera el propietario de ese artículo)?”. Todas esas son estadísticas que puedes encontrar con Goodshuffle Pro y que realmente no puedes encontrar en muchos otros lugares.
Entender estos datos en lo que respecta a la gestión de nuestro departamento de operaciones es de gran valor. Nos ayuda no solo a mantener nuestros ingresos y costos operativos, sino también a llevarlos a un nivel en el que obtengamos un mayor retorno de la inversión y un mayor rendimiento de hora dedicado a hacer que todo salga bien al final del día.
Colin: Exactamente. Otra cosa que he visto que los proveedores calculan en Goodshuffle Pro es el volumen de reembolsos que están emitiendo. Los reembolsos pueden acumularse si se dejan artículos atrás, si tu equipo de operaciones no sabe qué se está enviando y si permites que se procesen reservas duplicadas. Es en ese momento cuando empiezas a notar cierta contracción en tu empresa. Es fundamental asegurarte de contar con toda esa información y esos datos para tomar esas decisiones.
5. Cómo puedes utilizar archivos para ejecutar eventos recurrentes y proteger tu negocio
Cam: Ahora mi equipo se siente seguro a la hora de organizar eventos recurrentes, ya que contamos con la información sobre los muelles de carga que hemos añadido a los archivos de Goodshuffle Pro.
Como dueño de una pequeña empresa, me encuentro diciendo: “I Ya conozco esta información, pero ¿la sabe todo el mundo? o bien ”¿Quién de mi equipo conoce esta información?» Ahora puedo introducir en Goodshuffle Pro toda la información que tengo en la cabeza, basada en mis experiencias y en los muchos años que llevo en este negocio. Y así, todos los demás miembros de mi equipo disponen de esa información sobre los locales y los clientes, lo que les facilita mucho el trabajo en la parte administrativa.
Colin: Otra forma de utilizar tus archivos es para documentar cualquier daño o artículo perdido. Pide a tu equipo que tome fotos en el lugar tan pronto como ocurra algo y que luego las suba al proyecto en Goodshuffle Pro, para que tengas una instantánea del momento. Esto elimina cualquier discusión sobre quién dijo qué con tu cliente o tu equipo, cualquier intercambio de mensajes, todos esos correos electrónicos, todo ese tiempo... simplemente tendrás esa fuente principal de información al alcance de la mano para asegurarte de que siempre tomas decisiones informadas. Podrás dar un suspiro de alivio, sabiendo que todo se hizo como debía ser.
Haga clic aquí para obtener más información sobre el podcast Render, incluyendo resúmenes de todos los episodios anteriores a cargo de Cam y el equipo de Render.
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