El flujo de caja de una empresa de eventos es uno de los aspectos más importantes de un negocio, pero recientemente la pandemia de COVID-19 ha afectado al sector del alquiler para eventos con más fuerza que a otros. Como fichas de dominó, los grandes eventos y reuniones se cancelaron o pospusieron, y los más pequeños pronto siguieron el mismo camino. Sin embargo, independientemente del origen de la crisis o del problema, la incertidumbre siempre será una variable en nuestras vidas, nuestros negocios y la economía. Por lo tanto, es una buena idea ser proactivo con las soluciones y crear planes de contingencia, en caso de que se produzcan perturbaciones similares en el futuro (¡y se producirán!). Aprenda a generar flujo de caja cuando dejen de llegar consultas, se pospongan los eventos y, lo que es peor, se cancelen los pedidos.

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Mantener los pedidos en curso para garantizar el flujo de caja de una empresa de eventos

No solo somos empresas de alquiler de material para eventos que se enfrentan a clientes que están entrando en pánico y que están dejando de mantener casi todo tipo de contacto; algunas se enfrentan incluso a mayores dificultades con clientes que solicitan cancelaciones. Antes de aceptar esto, asegúrate de revisar los términos de tu contrato y de que existan cláusulas que justifiquen el incumplimiento por cualquiera de las partes. Si tienes un cláusula de imposibilidad, un fuerza mayor disposición, o otra cosa, comprueba si las restricciones en tu zona impiden el cumplimiento de tus obligaciones. Lee más sobre las repercusiones de la COVID-19 en tus contratos aquí.

Además, una opción es ofrecer la posibilidad de posponer el servicio, lo que significa que podrás prestarlo en el futuro. Sin embargo, antes de hacerlo, deja que tu cliente exprese sus temores y frustraciones, escúchalo y respóndele con empatía y respeto. No olvides que, a largo plazo, tu reputación y la forma en que tratas a tus clientes son fundamentales. Un poco de buena voluntad puede dar muy buenos resultados.

Queda a discreción de la empresa de alquiler de material para eventos decidir cómo gestionar los términos del aplazamiento:

• ¿Se puede convertir la orden en un crédito con un plazo de un año sin penalizaciones? ¿O por más tiempo?
• Avisa a los clientes si su evento coincide con otros eventos ya programados, tanto en un futuro próximo como lejano.
• ¿Tienen flexibilidad para reasignar esos fondos? Por ejemplo, ¿se pueden destinar a diferentes alquileres y servicios, como entregas e instalaciones, etc., pero en el futuro?

Lo que funciona mejor para tu negocio de organización de eventos puede que no sea lo más adecuado para otros, así que usa tu buen juicio. Asegúrate de que el nuevo contrato incluya la fecha correcta y no la antigua, con un calendario de pagos obsoleto. Goodshuffle Pro es un verdadero salvavidas a la hora de marcar problemas en la programación con sus prácticas señales de alto y ayudarte a resolver cualquier posible conflicto. También puedes editar fácilmente los pedidos y reenviarlos a los clientes. No te olvides de Goodshuffle Pro se sincroniza con Google Calendar así podrás ver tus eventos de esta manera, además de en el panel de control.

Tarjetas de regalo electrónicas

Otra opción para mantener el flujo de caja es ofrecer tarjetas de regalo. Algunos proveedores ya están adoptando esta práctica como una forma de estimular el flujo de caja; esto hace que los clientes te tengan presente y genera confianza en tu negocio y tu marca. Siempre puedes aplicar ese importe a tu contrato en la pestaña ’Facturación» en Goodshuffle Pro (más información) aquí).

Incluso puedes asegurarte de que esto se sincronice con tu QuickBooks para tu contabilidad e información sobre las vacaciones en la sección “Notas”, como «Tarjeta de regalo» y cualquier otro detalle al respecto, incluyendo notas para enviarles flores o notas de agradecimiento por invertir en ti y creer en tu negocio. Existen programas disponibles como Giftly o Jotform donde puedes crear un sistema de tarjetas de regalo y ponerlas a disposición en línea.

Incentivos por reservas anticipadas

Otros proveedores están ofreciendo descuentos especiales como respuesta a la crisis para mantenerse en la memoria de los clientes, generar buena voluntad y aumentar los ingresos. Muchos restaurantes están ofreciendo esto incluso para los pedidos a domicilio con el fin de estimular el flujo de caja. Podríamos aprender un par de cosas de estas empresas sobre girando. También deberías definir los parámetros del descuento haciéndote las siguientes preguntas:

• ¿Esto se aplica solo a los alquileres?
• ¿Es esto algo puntual?
• ¿La oferta caduca?
• ¿Esto es solo para nuevos clientes?
• ¿Hay algún incentivo para los clientes habituales, para que también se sientan valorados por su fidelidad?

Fuentes alternativas de ingresos

Seguramente has oído hablar de la importancia de diversificar tus inversiones, y esto también debería aplicarse a los flujos de caja de las empresas de eventos. Ya asumimos un alto nivel de riesgo con los alquileres; depender exclusivamente de ellos podría no ser suficiente en caso de desastre o crisis.

¿Eres un buen escritor? ¿Mantienes al día tu propio blog? Si tienes una buena relación con otros blogs de prestigio, quizá te interese proponerles escribir artículos para ellos. Goodshuffle Pro es una empresa estupenda para trabajar como redactor independiente. Les encanta recibir consejos de quienes formamos parte del sector. Además de la redacción, tendrás que crear otras fuentes de ingresos para mantenerte a corto y largo plazo. Tómate un tiempo para pensar con claridad y encontrar algunas soluciones. Empieza a hacer una lluvia de ideas y anota algunas, como por ejemplo:

• Servicios de diseño
• Equipos a medida
• La planificación, una vez que se reanude
• O tal vez puedas dar un giro y tu personal pueda convertirse temporalmente en una empresa de mudanzas, siempre y cuando sea seguro

Ahora más que nunca, es el momento de da rienda suelta a tu creatividad para aumentar el flujo de caja de tu empresa de eventos. Esto sacará a relucir un lado más fuerte de ti y de tu negocio que no sabías que existía. Habrá algunas oportunidades disponibles, y otras que tendrás que crear tú mismo. Aunque la COVID-19 está sacudiendo el sector de los eventos, también está revelando la verdadera fortaleza de los profesionales del sector. Estamos todos juntos en esto.