No hay duda de que 2020 ha sido un año difícil para el sector de los eventos y para todos en general. La pandemia de COVID-19 ha cambiado nuestra forma de enfocar los negocios, ya sea asegurándonos de que nuestro lugar de trabajo cumpla con las nuevas normas de seguridad o adaptando a nuestra empresa al trabajo a distancia. Aunque todos estamos pasando por lo mismo, puede resultar difícil recordarlo cuando, de repente, uno se ve obligado a gestionar más aspectos de su negocio de eventos por su cuenta para ahorrar dinero.

La buena noticia es también que estamos en 2020: contamos con un montón de opciones de software y tecnología para ayudarnos a gestionar los retos de nuestro negocio y, de paso, ahorrarnos tiempo y dinero. La mayoría de nosotros conocemos y usamos Google Workplace con regularidad —incluye Calendar, Sheets y Docs— y es gratuito, con la posibilidad de ampliar los servicios mediante una suscripción de pago. A estas alturas, todos estamos familiarizados con Zoom y Slack también. Estoy bastante seguro de que, en esta misma época el año pasado, la mayoría de nosotros no preveía que dependeríamos entonces mucho sobre estas herramientas y programas de colaboración, pero aquí estamos.

Pero las herramientas de colaboración son, en realidad, solo la punta del iceberg si hablamos de la gran variedad de software empresarial que hay disponible en la actualidad. Algunas son gratuitas y otras no, pero todas te permiten ahorrar tiempo y dinero.

1. Contabilidad y teneduría de libros sencillas

La contabilidad es una de esas áreas que las empresas pueden gestionar por su cuenta, siempre que cuenten con las herramientas adecuadas. La gestión de todos tus recibos y facturas, la elaboración de informes y el cierre de libros son tareas que se pueden llevar a cabo internamente, de modo que todo esté listo para enviar a tu contable o a tu asesor fiscal cada trimestre. Mantener todo organizado sobre la marcha es una excelente manera de ahorrar dinero a largo plazo, ya que no tendrás que pagar a tu contable para que organice tus finanzas o se encargue también del ingreso de datos.

Busca un software que se pueda integrar con otros sistemas que utilices para ahorrar tiempo. Por ejemplo, nosotros QuickBooks Online integrado en Goodshuffle Pro para que nuestros clientes no tengan que dedicar tiempo extra a buscar facturas, a transferir datos entre distintos programas para generar informes o a preocuparse por la seguridad de sus datos financieros. Todo se gestiona dentro de un solo sistema. Además, su contador tiene acceso a todos los registros financieros de la empresa en un solo lugar.

2. Sistemas de pago rápidos y seguros

Si tu empresa aún no cuenta con un sistema digital de punto de venta (POS), ¡ahora es sin duda el momento de adquirir uno! Estos sistemas no solo permitirán a tus clientes realizar pagos en línea de forma segura, sino que también te permitirán aceptar pagos con tarjeta de crédito en persona. Muchos de estos sistemas funcionan simplemente con un teléfono móvil (algunos programas también usan un lector de tarjetas), lo que te permite aceptar pagos desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil para quienes se dedican a la organización de eventos, ya que los clientes suelen cambiar de opinión o encontrar cosas nuevas que agregar en el último momento.

En Goodshuffle Pro, hemos integrado a la perfección Hemos integrado Stripe en nuestro software precisamente para este fin. Stripe tiene la ventaja adicional de permitir gestionar los pagos automáticos y los recordatorios de pago directamente desde Goodshuffle Pro, lo que elimina la molestia de tener que estar buscando a los clientes para cobrarles.

3. Potentes herramientas de marketing

Puede parecer que la demanda de tu negocio está totalmente fuera de tu control en este momento, ¡pero aún hay acciones de marketing que puedes llevar a cabo! Además, hay muchas herramientas de software disponibles que son gratuitas o de bajo costo. HubSpot Es uno de los servicios integrales de marketing, gestión de contenidos y CRM de ventas más utilizados, que ofrece una versión gratuita y diferentes planes de precios adaptados a tus necesidades. Además, es ideal para ayudar a que tu equipo remoto trabaje en sintonía.

MailChimp ofrece un servicio gratuito y personalizable de campañas de correo electrónico. Además, te brinda información sobre lo que realmente llama la atención de tus clientes, para que puedas crear campañas más efectivas. Por último, Canva te permite crear imágenes atractivas para redes sociales, volantes, folletos, correos electrónicos… las posibilidades son infinitas. Ofrecen varias opciones de precios; la versión básica es gratuita, y cuentan con galerías para que puedas inspirarte.

4. Principales ventajas del SEO

Y, por último, te recomendamos que trabajes en el SEO (optimización para motores de búsqueda) del sitio web de tu empresa, para asegurarte de que Google y otros motores de búsqueda puedan encontrarte. ¿No sabes por dónde empezar? No te preocupes, nosotros te ayudamos — Haz clic aquí para obtener más información sobre SEO para profesionales del sector de eventos.

Vivimos una época extraña, por decirlo suavemente. Se especula que hemos entrado en una era de trabajo remoto y que muchas empresas no volverán al modelo de oficina al que estamos acostumbrados. Pero ninguno de nosotros en Goodshuffle Pro estamos aquí para hacer predicciones en un sentido u otro; solo sabemos que un buen software puede ayudarnos a estar al día con las necesidades de nuestro negocio, ya sea que estemos en casa o en la oficina, y puede ayudarnos a todos a brindar un mejor servicio a nuestros clientes.

Imagen destacada de Kaysha Weiner Photography