Lorsque Paul Hines a fondé Fabrication Events à Frederick, dans le Maryland, en 2000, il avait une vision claire : offrir des expériences événementielles sans faille grâce à une attention méticuleuse aux détails. Vingt-cinq ans plus tard, cet engagement s'est transformé en une entreprise de 54 personnes qui gère 1 100 projets par an depuis son entrepôt de Jessup, au service de sites de premier plan dans tout le Maryland, la Virginie et Washington, DC.

L'entreprise est spécialisée dans les rideaux, les pistes de danse, les scènes et le mobilier spécialisé - le genre de locations qui transforment les espaces. Mais au fur et à mesure que sa réputation grandissait et que son inventaire s'étendait à plus de 60 000 articles, les systèmes qui fonctionnaient pour une petite entreprise ont commencé à s'effondrer. Les feuilles de tirage papier impliquaient un travail de double saisie. La programmation manuelle impliquait de jouer au téléphone entre les services. Sans suivi des stocks en temps réel pour des dizaines d'événements simultanés, les conflits étaient inévitables.

C'est en calculant le coût des erreurs que Paul a pris conscience de la situation. “Si un travail est retiré et que quelqu'un ajoute quelque chose après l'envoi d'une feuille écrite, ce travail est retiré et personne ne voit jamais qu'un élément a été ajouté”, explique Paul. “Nous devons maintenant rembourser cet argent, sinon nous sommes obligés de nous débrouiller à la dernière minute.” 

Mais il ne s'agissait pas seulement d'éviter les pertes, il s'agissait aussi d'assurer une croissance durable. “Sans Goodshuffle Pro, nous ne pourrions pas nous développer comme nous le faisons sans augmenter considérablement notre personnel”, explique Paul. “Le temps et les efforts consacrés à la formation limiteraient considérablement la vitesse à laquelle nous pourrions nous développer.”

Un système unique permet à l'ensemble de l'équipe d'avoir une visibilité

Goodshuffle Pro a donné à Fabrication Events ce dont ils avaient le plus besoin : un système unique où tout se trouve. L'équipe chargée des opérations est passée entièrement aux fiches de retrait numériques sur tablettes. Désormais, lorsque le personnel de l'entrepôt scanne et retire les articles en temps réel, toutes les personnes associées au projet peuvent voir exactement où en sont les choses.

“Le fait d'avoir tout l'inventaire en un seul endroit, synchronisé avec l'ensemble du processus de vente, et d'en voir une version en direct sur leurs tablettes pour la liste de chargement, aide vraiment tout le monde à s'assurer que nous avons tous les articles correctement”, déclare Phil Hill, directeur des ventes.

La visibilité est particulièrement importante à 3 heures du matin. “Quelqu'un qui s'apprête à arriver peut le tirer et voir : mon camion a-t-il déjà été chargé pour un départ à 4 heures du matin ? explique Paul. ”Il n'a pas à s'inquiéter d'appeler quelqu'un au milieu de la nuit ou d'arriver sans savoir ce qui se passe.“

Les ajustements de dernière minute ne sont plus un casse-tête

Le système Dispatch a changé la donne pendant les saisons chargées, lorsque les Fabrication Events peuvent avoir de 10 à 14 événements simultanés. “Lorsqu'une installation doit être avancée de cinq heures, vous pouvez voir en temps réel les conflits avec les véhicules et les membres de l'équipe affectés à d'autres tâches”, explique Paul. “L'heure ou les deux heures supplémentaires ainsi gagnées vous permettent de mieux faire face à la situation.”

Avant Goodshuffle Pro, les changements de dernière minute étaient synonymes d'appels téléphoniques frénétiques et de fils croisés. Désormais, les mises à jour sont instantanées. “Nous n'avons plus à demander à un vendeur d'appeler le dispatcheur, puis au dispatcheur d'appeler le chauffeur, l'équipe et tous les autres, en espérant que nous parvenions à contacter tout le monde”, note Paul.

Pour Angelica Ruiz, responsable des opérations d'entrepôt, l'intégration des codes-barres à Goodshuffle Pro a transformé la gestion des stocks. “Lorsqu'un article manque, le système de codes-barres nous permet de savoir de quel travail il provient”, explique-t-elle. “Nous sommes en mesure de contacter le lieu ou le client et de le récupérer. Le fait de savoir exactement où les articles sont allés signifie qu'ils reviennent dans l'inventaire au lieu d'être considérés comme perdus.

Les mathématiques qui comptent

Lorsque Paul évalue les investissements technologiques, il prend en compte l'ensemble du tableau : les salaires, la formation, la réputation et la culture. “Une personne, même rémunérée au salaire minimum pendant un an, vous coûtera plus cher que l'ajout de 15 ou 20 sièges Goodshuffle”, explique-t-il.

Plus important encore, le fait de passer à l'échelle supérieure sans augmenter proportionnellement les effectifs est synonyme de croissance durable. “Le fait de pouvoir augmenter nos activités sans avoir à recruter une tonne de nouveaux employés qui ont besoin d'être formés et qui ont une courbe d'apprentissage est très bénéfique”, déclare Paul.

Son conseil aux entreprises confrontées à la même décision ? “Si ce que vous utilisez ne fonctionne pas - ce qui n'est probablement pas le cas si vous vous posez cette question -, il est temps de passer à autre chose”, déclare Paul. “Si vous vous posez cette question, si vous rencontrez ces problèmes, c'est que vous êtes déjà dans l'impasse.”

Pour les petites entreprises qui hésitent à investir, le message de Paul est le suivant : “Vous devez planifier votre croissance. Si vous pensez que votre entreprise va réussir, vous devez mettre en place une infrastructure capable d'évoluer avec vous. En effet, si vous réussissez, vous allez manquer de personnel et la dernière chose à faire est de reconstruire un système”.”

Goodshuffle Pro a donné confiance à Fabrication Events. “Nous pouvons avoir 54 employés qui travaillent sur 1 100 projets par an, gérer plus de 60 000 articles en stock depuis n'importe où, et être sûrs qu'en interne, tout est en place”, explique Paul. “Cela nous permet de nous concentrer sur les clients, les ventes et la croissance.”