Cuando Paul Hines fundó Fabrication Events en Frederick, Maryland, en el año 2000, tenía una visión clara: ofrecer experiencias de eventos impecables gracias a una meticulosa atención al detalle. Veinticinco años después, ese compromiso se ha convertido en una empresa de 54 empleados que gestiona 1,100 proyectos al año desde su almacén de Jessup y presta servicios a los principales recintos de Maryland, Virginia y Washington, D.C.

La empresa se especializa en cortinas, pistas de baile, escenarios y mobiliario especial: el tipo de artículos de alquiler que transforman los espacios. Sin embargo, a medida que su reputación crecía y su inventario se ampliaba a más de 60 000 artículos, los sistemas que funcionaban para una operación más pequeña comenzaron a fallar. Las hojas de control en papel implicaban un trabajo de doble entrada. La programación manual significaba tener que pasar el teléfono de un departamento a otro. Sin un seguimiento del inventario en tiempo real en docenas de eventos simultáneos, los conflictos eran inevitables.

La llamada de atención llegó cuando Paul calculó cuánto nos estaban costando los errores. “Si se cancela un trabajo y alguien añade algo después de que ya se haya enviado la hoja de trabajo, ese trabajo se pierde y nadie se da cuenta de que se ha añadido”, explica Paul. “Ahora tenemos que devolver ese dinero o nos vemos obligados a improvisar a última hora”.” 

Pero no se trataba solo de evitar pérdidas, sino de lograr un crecimiento sostenible. “[Sin Goodshuffle Pro], no podríamos crecer como lo hacemos sin aumentar considerablemente nuestra plantilla”, afirma Paul. “El tiempo y el esfuerzo que requiere la capacitación limitarían drásticamente la velocidad a la que podemos crecer”.”

Un único sistema ofrece visibilidad a todo el equipo

Goodshuffle Pro le dio a Fabrication Events lo que más necesitaba: un único sistema donde se centraliza todo. El equipo de operaciones pasó a utilizar exclusivamente hojas de preparación digitales en tabletas. Ahora, a medida que el personal del almacén escanea y prepara los artículos en tiempo real, todos los involucrados en el proyecto pueden ver exactamente en qué punto se encuentra el proceso.

“Tener todo el inventario en un solo lugar, sincronizado con todo el proceso de ventas, y que luego puedan ver una versión en tiempo real en sus tabletas para la lista de carga, realmente ayuda a que todos tengan la seguridad de que contamos con todos los artículos correctamente”, afirma Phil Hill, director de ventas.

La visibilidad es fundamental, sobre todo a las 3:00 a. m. “Alguien que se esté preparando para llegar puede consultar el sistema y ver: ¿ya se ha cargado mi camión para salir a las 4:00 a. m.?”, explica Paul. “No tienen que preocuparse por llamar a alguien en plena noche ni por llegar y no saber qué está pasando”.”

Los cambios de última hora ya no son un dolor de cabeza

Dispatch ha supuesto un cambio revolucionario durante las temporadas altas, cuando Fabrication Events puede llegar a tener entre 10 y 14 eventos simultáneos. “Cuando hay que retrasar una instalación cinco horas, puedes ver en tiempo real los conflictos con los vehículos y los miembros del equipo asignados a otros trabajos”, explica Paul. “Esa hora o dos adicionales que te da te permiten manejar mejor la situación”.”

Antes de Goodshuffle Pro, los cambios de última hora implicaban llamadas telefónicas frenéticas y malentendidos. Ahora, las actualizaciones se realizan al instante. “Ya no tenemos que hacer que un vendedor llame a la central de operaciones, y que luego el operador llame al conductor, a la tripulación y a todos los demás, con la esperanza de que podamos comunicarnos con todos”, señala Paul.

Para Angélica Ruiz, del departamento de operaciones de almacén, la integración del sistema de códigos de barras con Goodshuffle Pro ha transformado la gestión del inventario. “Cuando falta un artículo, podemos ver a través del sistema de códigos de barras de qué trabajo procede”, explica. “Podemos ponernos en contacto con el lugar del evento o con el cliente y recuperarlo”. El hecho de poder localizar con exactitud dónde han ido a parar los artículos significa que vuelven al inventario en lugar de darse de baja como perdidos.

Las matemáticas que importan

Cuando Paul evalúa las inversiones en tecnología, tiene en cuenta todos los aspectos: los salarios, la capacitación, la reputación y la cultura. “Una sola persona, incluso si cobra el salario mínimo durante un año, te va a costar más dinero que añadir 15 o 20 licencias de Goodshuffle”, explica.

Y lo que es más importante, crecer sin aumentar proporcionalmente la plantilla es sinónimo de crecimiento sostenible. “Poder ampliar nuestras operaciones sin tener que contratar a un montón de gente nueva que necesite formación y tenga que pasar por una curva de aprendizaje es muy beneficioso”, afirma Paul.

¿Cuál es su consejo para las empresas que se enfrentan a la misma decisión? “Si lo que estás usando no funciona —y probablemente no lo haga, si te estás haciendo esa pregunta—, entonces es hora de cambiar”, afirma Paul. “Si te estás haciendo esa pregunta, si tienes esos problemas, ya estás en una situación complicada”.”

Para las empresas más pequeñas que dudan en invertir, el mensaje de Paul es: “Tienen que planificar el crecimiento. Si creen que van a ser una empresa de éxito, deben crear una infraestructura que pueda crecer al mismo ritmo que ustedes. Porque, si les va bien, se van a quedar sin personal, y lo último para lo que tendrán tiempo es para reconstruir un sistema”.”

Goodshuffle Pro ha dado confianza a Fabrication Events. “Podemos tener a 54 empleados trabajando en 1,100 proyectos al año, gestionando más de 60,000 artículos de inventario desde cualquier lugar, y estar seguros de que, a nivel interno, todo está en orden”, afirma Paul. “Eso nos permite centrarnos en los clientes, las ventas y el crecimiento”.”