Las Vegas vive del entretenimiento, y AGR Las Vegas Se ha labrado una reputación ofreciendo alquiler de equipos de juego —desde mesas de ruleta hasta mesas de dados y canchas de baloncesto— para eventos en toda la ciudad. Pero gestionar todo ese inventario en constante movimiento se estaba convirtiendo en una pesadilla logística.

Rick Zapiain, gerente de producción de AGR Las Vegas con ocho años en la empresa, recuerda muy bien cómo eran las cosas antes. “Hacíamos prácticamente todo en papel”, explica. “Nos guiábamos por una lista de verificación: ¿qué tenemos aquí? ¿Qué sale?”

Para una empresa que maneja equipos de juego de alto valor durante las temporadas altas, ese sistema basado en papel ya no era suficiente. Necesitaban tener visibilidad en tiempo real de su inventario, una mejor comunicación con los clientes y una forma de mantener informado a su equipo de producción sin tener que recurrir constantemente a llamadas telefónicas.

Hace dos años, se pasaron a Goodshuffle Pro, y desde entonces no se han arrepentido.

Cuando todas las mesas de ruleta necesitan un sistema de seguimiento

Cuando las mesas de ruleta, las mesas de dados y los juegos de arcade se trasladan constantemente de un local a otro, resulta fundamental saber exactamente qué hay disponible, qué está alquilado y qué va a volver.

“Nos ponemos muy ocupados durante las temporadas altas. Hay mucho movimiento”, explica Rick. “Cuando llegan esos pedidos, necesitamos saber exactamente qué tenemos en stock, qué queda pendiente y qué va a volver”.”

El sistema en papel daba demasiado margen para los errores y la confusión. El equipo de producción de Rick lo llamaba constantemente para preguntarle qué acompañaba a ciertos pedidos o si había disponible un equipo específico. 

Mientras tanto, Sedelia Muniz-Bautista, encargada de las ventas, se vio obligada a responder a un sinfín de preguntas de los clientes sobre las especificaciones y la disponibilidad de los equipos.

“Muchas veces nos hacen preguntas sencillas como: ‘¿Qué tamaño tiene la máquina? ¿Cuánto pesa? ¿Cuáles son las especificaciones de cada componente?'”, explica Sedelia. Sin un sistema centralizado, responder a estas preguntas aparentemente sencillas llevaba más tiempo del que debería.

La producción con iPad en acción

La transformación comenzó en el almacén. El equipo de producción de Rick ahora utiliza iPads equipados con Goodshuffle Pro para gestionar cada paso del proceso de cumplimiento de pedidos.

“Es fundamental para mi equipo de producción. Entramos en el iPad, consultamos el inventario que llega, lo cargamos en el camión y luego lo marcamos como retirado del inventario”.”

Rick Zapiain

Gerente de producción

Este seguimiento del inventario en tiempo real ha acabado con las conjeturas que antes afectaban a sus operaciones. En lugar de llamar a Rick para confirmar qué incluye cada pedido, su equipo puede consultar notas detalladas y requisitos directamente en sus iPads.

“Ahí tienen todas las descripciones de lo que necesitan”, explica Rick. “Así que, cuando ven el artículo en el pedido, tienen una lista detallada de notas sobre lo que se requiere para ese pedido. Ahora ya no me llaman ni me preguntan: ‘Oye, ¿qué va con esto?’. Saben exactamente lo que necesitan al leer la propia aplicación Goodshuffle Pro”.”

El sistema también ha transformado su flujo de trabajo de preparación. “Podemos ver lo que va a pasar con una semana de antelación o lo que sea, descargarlo más rápido, prepararlo más rápido y tenerlo listo para la entrega más rápido”, dice Rick. “Hemos mejorado mucho el tiempo que tardamos en tener todo listo para la entrega”.”

Citas de 15 minutos que generan ventas

Para Sedelia, en el ámbito de las ventas, Goodshuffle Pro ha transformado las interacciones con los clientes, pasando de ser una búsqueda de información a convertirse en intercambios fluidos y profesionales.

“Lo que más me gusta de Goodshuffle Pro es lo rápido que puedo hacer las cosas”, afirma. “Puedo seleccionar cualquier artículo que tengamos en inventario, incluirlo en el presupuesto y enviarlo en unos 15 minutos. Muchos otros sistemas requieren tiempo solo para familiarizarse con el programa, pero este es muy sencillo: uno, dos pasos”.”

Las ventajas para los clientes van más allá de la rapidez. Cuando los clientes tienen dudas sobre las especificaciones de los equipos, Sedelia puede remitirlos a información detallada en lugar de tener que estar llamándose una y otra vez.

“Simplemente les decimos: ‘Echen un vistazo al presupuesto que les hemos enviado y revisen toda la información'”, explica. “Es muy fácil, sobre todo a la hora de introducir muchos artículos del inventario y poder buscarlo todo. Es rapidísimo”.”

El sistema incluso ofrece información sobre la interacción con los clientes que ayuda a Sedelia a priorizar sus tareas de seguimiento. “Podemos ver cuándo fue la última vez que consultaron el contrato, o incluso si lo han abierto alguna vez”, explica. “Muchas veces nos quedamos en la incertidumbre, preguntándonos: ‘¿Seguimos adelante con esto?’. Pero saber cuándo fue la última vez que el cliente lo consultó nos da una idea de su nivel de interés”.”

Construyendo para el crecimiento en Las Vegas

Para una empresa como AGR Las Vegas, que opera en el dinámico mercado del entretenimiento de Las Vegas, es fundamental contar con sistemas capaces de adaptarse al crecimiento. Goodshuffle Pro les ha proporcionado esa base, al tiempo que ha permitido mantener el toque personal que los distingue.

“Es un software muy bueno para empresas en crecimiento. Es muy fácil acceder a la información”.”

Sedelia Muñoz-Bautista

Ventas

Rick valora que las funciones de seguimiento se adapten al ritmo de sus temporadas altas: “Su capacidad de seguimiento nos muestra las fechas y las horas. Podemos ver esas fechas y cómo avanza todo”.”

La transición ha resultado especialmente útil para que los nuevos miembros del equipo se pongan al día. “Sobre todo al ser nueva en la empresa —apenas llevo un año—, me ayudó a conocer nuestro inventario, las cantidades y todos los detalles que hay que saber para dedicarse a las ventas”, afirma Sedelia. “Fue muy fácil de aprender”.”

Tras dos años de colaboración con Goodshuffle Pro, AGR Las Vegas ha logrado la eficiencia operativa que buscaba. Su equipo de producción trabaja con confianza, su proceso de ventas avanza al ritmo de Las Vegas y el seguimiento de su inventario se adapta a la exigente agenda de la capital del entretenimiento.

En una ciudad donde el espectáculo siempre debe continuar, contar con los sistemas adecuados marca la diferencia.