A muchos de nosotros no nos acostumbra oír esto, pero está bien rechazar un evento. Pregúntate: ¿qué es mejor, rechazar un evento o dañar la reputación de tu empresa de eventos? Siempre surgirán nuevos eventos, pero una reputación dañada puede ser difícil de recuperar. Como dicen los profesionales: “Tu valía se mide por tu evento más reciente”. Si sabes que no puedes satisfacer las necesidades de un cliente, o si un evento te da una mala sensación, entonces es mejor rechazarlo y dejar que otra persona se encargue de ese evento.

Quiero dedicar un momento a señalar que hay una gran diferencia entre asumir un evento desafiante y asumir un evento que es una mala idea. Los eventos desafiantes siguen estando dentro de tus posibilidades, simplemente tienen algo nuevo; tal vez sean más grandes de lo que estás acostumbrado o un tipo de evento diferente al que has hecho antes. Un evento que es una mala idea es aquel de los que estás bastante seguro de que se descarrilará, y rápido. Confía en tus instintos, ya que por lo general sabrás reconocer una mala idea cuando te encuentres con ella.

El trabajo que sabes que no puedes hacer

Quizá sea obvio, pero lo diremos de todos modos: hay algunos trabajos que simplemente están fuera de tu alcance. Ya sea por la magnitud del evento, el tipo de material necesario o una agenda saturada, no aceptes trabajos que sabes que no puedes realizar. Solo dañará la reputación de tu empresa.

Situación: Imaginemos que un lugar de celebración se pone en contacto contigo para un gran evento corporativo. Aceptas el proyecto y consigues reunir suficientes mesas, sillas, manteles, etc., para cubrir el evento. Sin embargo, tu equipo está formado por tres personas y el lugar del evento tiene un margen de tiempo limitado para el montaje. A mitad del montaje, se hace evidente que tu equipo no podrá tenerlo todo listo antes de que empiecen a llegar los invitados, por lo que el personal del lugar se ofrece amablemente a echar una mano. Logras terminar todo con media hora de retraso. Aunque el evento salió bien, el cliente está no Los invitados se sienten molestos porque tuvieron que esperar a que terminaran los preparativos y piden un reembolso parcial, y tienen pensado publicar una reseña sobre su experiencia. El lugar del evento también decide que tu empresa no está a la altura y no se pone en contacto contigo para futuros eventos.

El trabajo que te da mala espina

Siempre haz caso a tu instinto. El cerebro humano procesa mucha más información de la que creemos, así que si un trabajo te da mala espina, déjalo pasar. Probablemente hayas notado algo de lo que aún no eres consciente. ¡Esa corazonada podría salvarte de un desastre!

Situación: Un padre entra con la intención de crear el perfecto un evento para su hijo de 8 años. Tras hablar con él unos minutos, te da mala espina la situación. Aun así, andas corto de dinero y decides aceptar el evento de todos modos. Resulta que el cliente es un perfeccionista y te llama cinco veces al día durante la semana previa al evento (interrumpiéndote a ti y a tu equipo mientras trabajáis en otros eventos), cuestiona cada una de tus decisiones y hace cambios en contra de tus recomendaciones. La fiesta sale no salir bien gracias a todos los cambios que hizo y a que ignoró tus recomendaciones. El cliente te culpa del fracaso del evento (¡por supuesto!), exige un reembolso y escribe reseñas negativas en todos los sitios de reseñas que encuentra. A raíz de esto, tu negocio sufre una caída en la clientela durante meses por culpa de este cliente.

El trabajo con un cliente insoportable

Hay personas que son como el agua y el aceite: simplemente nunca van a llevarse bien. Si te topas con un cliente cuya presencia te resulta insoportable, plantéate no aceptar el evento, sobre todo si trabajas por tu cuenta como profesional de eventos. Es poco probable que las cosas salgan bien si están constantemente en desacuerdo y ambos odian cada minuto que pasan trabajando juntos en un evento.

Situación: La madre de la novia te contrata para organizar y proporcionar todo lo necesario para la boda de su hija. La familia es muy conocida e influyente, y el éxito del evento podría suponer un gran impulso para tu negocio. Sin embargo, la madre es muy evasiva a la hora de tomar decisiones, pero al mismo tiempo es imposible complacerla. No da respuestas claras a las preguntas, lo que te obliga a descifrar peticiones vagas y a cruzar los dedos. Todo el proceso de planificación es como sacarle una muela, y estás ansioso por el evento todos los días hasta que llega el momento. Afortunadamente, eres bueno en lo que haces y a la novia le encantó el resultado final. Cada día que trabajaste en la planificación de esa boda, necesitabas un litro de helado y una botella de vino al final del día. También te han salido algunas canas nuevas.

El trabajo de última hora durante la temporada alta

Si tu agenda está bastante llena, lo más sensato es rechazar ese evento de última hora. No vale la pena correr el riesgo de decepcionar a varios clientes si algo sale mal. Recuerda que solo puedes estar en un lugar a la vez, y tú hacer ¡Necesito dormir!

Situación: Ya tienes la agenda llena, pero llega un cliente con la esperanza de que puedas ayudarlo a última hora. Aceptas el trabajo y organizas un evento a toda prisa. El día del evento, también tienes que atender otros tres eventos, y todos son uno tras otro. Originalmente habías planeado más tiempo de margen entre los eventos, pero decidiste que tu equipo podría hacerlo funcionar. Desafortunadamente, tu segundo evento del día tuvo algunos problemas de estacionamiento y descarga, lo que retrasó a tu equipo una hora, y los otros dos eventos que tienes ese día se entregarán tarde. Tus clientes no están contentos, y terminas eximiéndolos de los gastos de entrega y ofreciéndoles un descuento con la esperanza de que no publiquen reseñas negativas en línea. Entre los gastos de entrega eximidos y los descuentos, no ganaste nada de dinero en ese evento de última hora… de hecho, es posible que hayas perdido dinero.

Si hablas con profesionales con experiencia en el sector de los eventos, escucharás historias de terror sobre cómo aceptaron eventos que sabían que no debían aceptar. A menudo, la motivación era simplemente conseguir un trabajo, cualquier trabajo. Aunque entendemos perfectamente ese razonamiento, no lo recomendamos. Dirigir una empresa es una maratón, no un sprint. Si un evento no encaja con tu empresa, simplemente no encaja. ¡No pasa nada, habrá otros eventos!