En febrero, Goodshuffle Pro organizó nuestra Cumbre Anual de Usuarios 2021, en la que se trataron muchos temas interesantes. Uno de los ponentes invitados fue Cam Petty, de Eventos de renderizado y Renderizar Educar, nos habló de una estrategia empresarial revolucionaria: aplicación de los procedimientos operativos estándar para eventos.

¿Qué es un SOP?

SOP son las siglas de “procedimiento operativo estándar”.” Merriam-Webster lo define como “métodos establecidos o prescritos que deben seguirse de forma rutinaria para la realización de operaciones específicas o en situaciones concretas”. Cam lo define de manera más concisa como “la forma en que haces lo que haces”.”

Se pueden crear procedimientos operativos estándar (SOP) para casi cualquier cosa. Como dijo Cam, si realizas la misma tarea tres veces, merece un SOP. Básicamente, son instrucciones paso a paso, procedimientos y/o protocolos para las actividades cotidianas de tu empresa, desde los correos electrónicos con los clientes hasta la organización de eventos y las entregas. También sirven para garantizar que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía y tengan respuestas para las preguntas que surgen con cierta frecuencia.

Los procedimientos operativos estándar (SOP) también pueden presentarse en diferentes formatos. Pueden ser fotos, capturas de pantalla, videos o texto, según el formato que mejor se adapte al SOP que estés creando.

¿Por qué se necesitan procedimientos operativos estándar (SOP) para eventos?

Los procedimientos operativos estándar (SOP) tienen una versatilidad sorprendente, y los beneficios de su aplicación se notarán en todos los niveles de tu negocio. Permiten que tu empresa funcione con un grado de cohesión que, sencillamente, no sería posible sin ellos; estamos seguros de que incluso tus clientes notarán la diferencia.

Ahora que ya hemos respondido a la pregunta «¿qué es un procedimiento operativo estándar (SOP) para eventos?», ¿por qué se necesitan los SOP para eventos?

Para cuando no estés ahí

Como fundador o propietario de un negocio, debes preguntarte si tu empresa seguirá funcionando y de qué manera lo hará si tú no estás presente.

Imaginemos que se te presenta una oportunidad única en la vida: un tour exclusivo de cata de vinos por la Toscana, un viaje con todos los gastos pagados a Hawái o cualquier otra razón que te aleje de tu trabajo durante unas semanas. ¿Tu empresa es capaz de seguir funcionando sin ti? Ahí es donde entran en juego los procedimientos operativos estándar (SOP). Si tienes documentados todos los pasos de todas tus tareas, alguien podrá sustituirte mientras estás fuera, sin que tu empresa se vea trastornada.

Con vistas al crecimiento futuro

Es probable que los empresarios que trabajan por cuenta propia piensen que esto no les afecta; al fin y al cabo, solo están ellos, no hay nadie más que pueda sustituirlos. Sin embargo, la mayoría de los organizadores de eventos y empresas de alquiler que trabajan por cuenta propia tener previsto contratar en el futuro, y la elaboración de un procedimiento operativo estándar antes de contratar Esto te ahorrará muchos dolores de cabeza durante el proceso de capacitación y incorporación, ya que eliminará la necesidad de que te hagan repetidamente preguntas rutinarias. Responder a la pregunta “¿dónde están las fundas para muebles, los cables de extensión o los destornilladores?” ahora puede reducirse a “consulta el procedimiento operativo estándar”. Es más fácil resolver cualquier inconveniente en tus procesos cuando trabajas solo que cuando intentas capacitar a un nuevo miembro del equipo.

¡Siempre es el momento perfecto para crear procedimientos operativos estándar!

Para establecer expectativas   

Los procedimientos operativos estándar son de gran ayuda cuando se trata de gestionar tu equipo, tal como lo establecieron expectativas claras para las tareas y los procesos. Todos queremos ofrecer a nuestros empleados toda la capacitación y el apoyo posibles, pero esto supone un gran desafío cuando todos están ocupados. Contar con procedimientos operativos estándar (SOP) proporciona a los miembros del equipo un punto de referencia que les evita tener que interrumpirte a ti o a otro miembro del equipo cuando se atascan. Esto te ahorrará tiempo y energía para que puedas dedicarte a tus responsabilidades, además de infundir confianza en tus empleados.

Nada conduce más al fracaso de un equipo que unas expectativas poco claras. Contar con una fuente de información para los nuevos empleados y El hecho de que los miembros veteranos del equipo puedan consultar esta información por su cuenta cuando no estén seguros de cómo abordar una situación solo puede beneficiar a tu empresa y mejorar la experiencia de tus clientes.

Para que todos estemos en sintonía

Contar con procedimientos operativos estándar (SOP) documentados ayuda a que tú y tu equipo estén en sintonía en cuanto a expectativas y protocolos. Esto convertirá a tu empresa en un equipo cohesionado y eliminará gran parte de la incertidumbre tanto en las tareas diarias como en las trimestrales. Cuando estás ocupado, ... es fácil desviarse de cómo te gustaría que funcionara el negocio, pero los procedimientos operativos estándar (SOP) ofrecen una guía clara para todos.

En Goodshuffle Pro, estamos convencidos de que la implementación de los procedimientos operativos estándar (SOP) mejorará su negocio. Agradecemos Cam comparte sus conocimientos con nosotros para que ya no tengamos que preguntarnos “¿Qué es un SOP?”.

Pero no te preocupes, aún no hemos terminado con los procedimientos operativos estándar (SOP) para eventos. Nos parecen tan importantes que vamos a dedicarles toda una serie. Ahora que ya sabes qué son los SOP y cómo pueden ayudarte, hablaremos más sobre Cómo crear procedimientos operativos estándar, los procedimientos operativos estándar (SOP) imprescindibles para los profesionales de eventos y otras formas en las que pueden ayudar a que tu empresa dé un salto cualitativo. ¡No te lo pierdas!

Imagen destacada de Alexander Suhorucov

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