Los contratos son sumamente importantes en el sector de los eventos, ya que garantizan que las condiciones, los detalles y el importe y la forma de pago del acuerdo estén acordados y sean legalmente vinculantes. Imagínate que no tuvieras un contrato con una política de cancelación. Tus clientes podrían cancelar el evento la misma mañana de su celebración, lo que no solo sería sumamente molesto, sino que también te supondría una enorme pérdida de tiempo y dinero. Los contratos protegen a ambas partes frente a posibles personas de mala fe.

Una vez que tengas un contrato firmado, debes asegurarte de entregarle una copia al cliente. ¿Por qué? He aquí algunas razones:

• Protégete frente a posibles disputas
• Asegúrate de que todos estén en sintonía
• Da a ambas partes la sensación de tener el control

Empecemos:

Protégete frente a posibles disputas

¿Algún cliente está cuestionando alguno de tus honorarios o alega que no cumpliste con el contrato? Ahora tienes la tranquilidad necesaria. La mayoría de las disputas surgen debido a políticas poco claras o a un malentendido sobre el acuerdo. Dado que todas tus políticas y responsabilidades figuraban en el contrato, deberías estar a salvo en cualquier caso. Sin embargo, entregar una copia adicional del acuerdo a tu cliente aporta un nivel extra de comunicación y claridad.

Esto ayudará a evitar conflictos desde el principio, y además ofrece un nivel adicional de protección frente a posibles disputas cuando estas surgen. Si tu cliente tiene una copia del contrato, es mucho más difícil que alegue desconocimiento de tus políticas o de los detalles del acuerdo. Por lo tanto, siempre y cuando hayas cumplido con todo lo estipulado en el acuerdo, no deberías tener nada de qué preocuparte.

Asegúrate de que todos estén en sintonía

Aunque debes esforzarte por ser lo más claro posible a lo largo de todo el proceso de venta, es fundamental que, como mínimo, dejes claras tus políticas y responsabilidades en el contrato. De este modo, si tu cliente tiene su propia copia del contrato, tendrá acceso inmediato al documento que puede responder a sus preguntas. Ya no tendrá que llamarte para preguntarte sobre tu política de roturas o de entrega. En su lugar, podrá consultar su copia del contrato y encontrar la política en cuestión en unos segundos.

El tiempo es dinero, sobre todo si tienes empleados a cargo de estos procesos. La ventaja no es solo la comodidad para tu cliente, sino también que ahorrarás tiempo al no tener que responder preguntas de los clientes por teléfono. A la larga, esto supondrá un importante ahorro de tiempo y dinero.

Contratos y firmas digitales son increíblemente útiles en este sentido, ya que los clientes pueden consultar sus contratos desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo sin tener que rebuscar en carpetas para encontrarlos. Esto también le ahorrará mucho tiempo a la hora de redactar contratos y recabar firmas.

Da a ambas partes la sensación de tener el control

Esto se refiere específicamente a los contratos digitales, que se pueden editar fácilmente en cuestión de minutos cuando sea necesario. Esto permite a tus clientes tomar las riendas a la hora de introducir los cambios que deseen en tu contrato. En lugar de tener que llamarte y concertar una reunión para realizar nuevas modificaciones e imprimir un nuevo contrato, pueden enviarte un mensaje para que apruebes rápidamente los cambios y les devuelvas un nuevo contrato en un abrir y cerrar de ojos. La clave aquí es que su cliente tiene acceso instantáneo y completo a una copia del contrato, lo que le permite obtener exactamente lo que desea de sus servicios.

Además, podés ver cuándo abren el correo electrónico que contiene el contrato con confirmaciones de lectura. Podrás seguir el progreso de tu contrato de forma rápida y sencilla gracias a las alertas instantáneas, que te permitirán sentirte al tanto de todo y tener el control.

Hazte la vida más fácil, y también la de tus clientes

En definitiva, proporcionar una copia del contrato a tus clientes, especialmente en formato digital, garantiza un mayor nivel de comunicación, comodidad y seguridad. Ambas partes ahorrarán tiempo en el proceso y tú disfrutarás de una experiencia con el cliente mucho más fluida tras la firma del contrato. Hazte la vida más fácil y protégete frente a posibles disputas proporcionando a tus clientes una copia del contrato.