Los profesionales del sector de los eventos se encuentran en la era digital: si no te adaptas, tu empresa de alquiler de material para eventos está condenada a convertirse en un dinosaurio. A medida que la tecnología avanza y tu base de clientes cambia, tu empresa de alquiler de material para eventos debe mantenerse al día sobre cómo hacen negocios ahora los millennials y otras generaciones. ¿Quieres ser más eficaz, optimizar tus procesos, ahorrar y ganar más dinero? La solución pasa por digitalizarse por completo con un software de alquiler de material para eventos. A continuación te mostramos cómo hacerlo.
Servicio al cliente digital mejorado
¡Clientes satisfechos, empresa satisfecha! La digitalización de documentos importantes para los clientes, como facturas y contratos, es una excelente forma de mejorar el servicio al cliente, ya que aumenta la eficiencia y reduce la probabilidad de que algo se extravíe o no se entregue (y, por otro lado: ¿no sería estupendo no tener que esperar una eternidad a que el cheque de un cliente llegue a tu escritorio?).
Xenith, una empresa de gestión documental asociada a Xerox, señala que “el 72,1 % de los líderes empresariales coinciden en que mejorar el proceso de documentación aumenta la satisfacción del cliente. Y no solo eso, sino que también es probable que aumente el valor de la marca”. Cuando se pierden documentos como contratos en papel, pagos con cheques o facturas, los clientes no tienen nada a lo que recurrir, lo que puede aumentar su estrés y, a su vez, generar una mala experiencia con su empresa.
Evítalo con una inversión inteligente como Goodshuffle Pro. Todos los pedidos, contratos, facturas, inventario y mensajes de tu empresa de alquiler están en un solo lugar. Tus operaciones están centralizadas, por lo que puedes acceder fácilmente al pedido de un cliente cuando surge algún problema. No es necesario alternar entre varias plataformas ni imprimir contratos. La digitalización con Goodshuffle puede ayudar a tu negocio de alquiler de artículos para fiestas de muchas maneras. Por ejemplo:
¿Necesitas recordar en qué punto te quedaste con un cliente? Los mensajes se guardan en la carpeta del proyecto de cada evento, para que puedas mantener organizadas tus conversaciones con el cliente (y con tu equipo).
¿No sabes en qué punto del proceso de carga se encuentra tu equipo de almacén? Las hojas de preparación digitales te permiten ver exactamente quién hace qué en tiempo real. Puedes supervisar el avance de la ejecución de tu evento y hacer que tu equipo rinda cuentas de sus acciones.
¿Tus clientes suelen pedir cambios de última hora? ¡Por supuesto! Con un sistema digital de facturación y cotización, puedes estar seguro de que cada cambio se registra teniendo en cuenta la disponibilidad, la facturación y la comunicación entre el equipo de ventas y el de ejecución de eventos.
¿Cansado de esperar y de tener que enviar recordatorios a los clientes para que te paguen? Con los sencillos contratos digitales de Goodshuffle Pro, el 50,1 % de nuestros usuarios recibe su primer pago en menos de 5 minutos tras la firma, y el 70,1 % lo recibe en menos de 25 horas. Eso sí que es cobrar RÁPIDO.
Reduzca los costos y aumente las ganancias
Piensa en todos los lugares en los que gastas dinero en papel: ¡al final suma bastante! Piensa en los siguientes aspectos de tu empresa de eventos:
- Material de oficina (como tinta, papel, impresoras);
- El momento en que los empleados deben pedir suministros cuando se están agotando;
- El tiempo que pierden los empleados cuando se extravían objetos importantes;
- Almacenamiento; y,
- Destrucción definitiva de documentos
Además, es perjudicial para el medio ambiente y, dado que cada vez más empresas de distintos sectores adoptan prácticas “más ecológicas”, lo mejor es sumarse a esta tendencia. A los millennials también les atraen las empresas con mayor conciencia social. Es un gran argumento de venta para el contenido de tu sitio web y forma parte de la filosofía de tu empresa de alquiler de material para eventos.
Al reducir los gastos generales, se crea un negocio más eficaz. Se dispone de más tiempo y recursos para dedicar a actividades rentables, y menos para aquellas que suponen una pérdida de tiempo y energía. Además, mantener los costos bajos y optimizar los procesos de venta también puede traducirse en una reducción de los costos para el consumidor. Con una política de precios justos, se puede seguir obteniendo ganancias y resultar atractivo para los clientes actuales y potenciales al mantenerse competitivo. Esto genera una situación en la que todos salen ganando. También podrías ganar más cuota de mercado frente a las empresas de alquiler para eventos de la competencia que el público considera que “cobran de más”.
Cómo crear un negocio digital productivo
La centralización aumenta la productividad de tu empresa y de tus empleados. ¿De qué maneras puedes fomentarla?
Programas como Google Docs es un recurso fantástico para tu equipo, además del software para eventos. En lugar de tener varias versiones de un mismo documento circulando por Microsoft Word o por correo electrónico, tu equipo puede colaborar y realizar modificaciones, todo en un solo lugar. También hay otros productos de Google como Calendario que se puede compartir con todo tu equipo y que, además, se integra perfectamente con Goodshuffle Pro.
No olvidemos llevar las cuentas al día y hacer un seguimiento de los gastos con QuickBooks es otra excelente opción para pasar a un sistema totalmente digital. Se trata de un software de contabilidad imprescindible que ayuda a todo tipo de empresas, grandes o pequeñas, a llevar un control de las ganancias, las pérdidas, los gastos, las cuentas por cobrar, otras facturas y mucho, mucho más. Además, se integra con Goodshuffle Pro, lo que facilita la sincronización de los pagos con las facturas en tu contabilidad.
Hay infinidad de formas en las que tu empresa de eventos puede pasar del papel al formato digital y, aunque la transición pueda suponer un proceso de adaptación, en poco tiempo estarás dirigiendo un negocio de alquiler de artículos para fiestas más eficaz, eficiente y centrado en el cliente. Aprovecha el cambio digital y tu empresa estará sin duda preparada para el futuro.
Foto de Amy Haberland
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