Por encima de todo, para que un evento sea un éxito, es necesario que los proveedores tengan un profundo conocimiento de su las necesidades y preferencias de los clientes. Desafortunadamente, nuestros clientes no siempre son los más directos. De hecho, a veces ni siquiera saben lo que quieren. Como expertos con amplia experiencia en el sector, nos corresponde a nosotros indagar a fondo y hacer las preguntas adecuadas para descubrir lo que nuestros clientes realmente buscan. En ocasiones, debemos evitar tomar sus comentarios al pie de la letra porque simplemente no saben lo que realmente les gusta. Por ejemplo, un cliente puede decir que detestó todo el diseño de la boda rústica de su amigo. Sin embargo, al hacer preguntas cuidadosas, es posible que descubras que en realidad odia la arpillera, pero le encanta el aspecto de la madera sin tratar.

Puede que requiera un poco de trabajo de investigación, pero el esfuerzo dedicado a indagar en las necesidades y preferencias de los clientes de eventos vale totalmente la pena. ¡Ver cómo se les ilumina el rostro al entrar en el evento de sus sueños es todo lo que necesitas!

Me gusta comenzar cada relación con un cliente con un cuestionario que me permita hacerme una idea más clara de sus necesidades. En este momento, aún no hemos cerrado el trato, así que no me precipito en los detalles. En cambio, quiero asegurarme de que encajamos desde el principio. Los detalles del diseño pueden abordarse una vez que el contrato esté firmado. Mi formulario de admisión incluye estas preguntas:

¿Cuánto tiempo puedes dedicar a la planificación de este evento?

Hay una gran diferencia entre trabajar con un estudiante de medicina que apenas tiene tiempo para comer y una prometida desempleada que lleva planeando su boda desde que tenía cuatro años. Necesito saber cuánto apoyo necesitarán a lo largo del proceso y si van a querer controlar hasta el más mínimo detalle el trabajo de planificación que les proporcione.

¿Cuál es tu forma preferida de comunicarte?

Esta es una pregunta fundamental, simplemente porque influye en la experiencia del cliente. Mi objetivo es encontrar un punto de encuentro con cada uno de mis clientes, por lo que les pregunto cuál es su forma de contacto preferida para que se sientan lo más cómodos posible. Esto también me ayuda a obtener respuestas rápidamente, lo que ahorra tiempo y crea un vínculo que dará lugar a una reseña de cinco estrellas.

¿Qué importancia tienen los siguientes aspectos a la hora de tomar tu decisión final?

• Precios
• Creatividad y talento artístico
• Experiencia y reputación

Hago estas tres preguntas utilizando una escala que va de «muy importante» a «nada importante». Las respuestas a estas preguntas son muy reveladoras. Mi cliente ideal valora mucho la creatividad y el talento artístico, pero no le preocupa demasiado el precio. Si veo que alguien ha marcado su presupuesto como más importante que el arte y la creatividad, sé que no vamos a encajar bien y puedo optar por rechazar el trabajo. Al fin y al cabo, estoy sacrificando tiempo con mi familia, así que es importante que esté creando arte significativo que mi cliente valore, lo cual es uno de los valores fundamentales de mi negocio.

En definitiva, si no encajas bien con las necesidades de los clientes del evento, este no tendrá el éxito que esperas. Del mismo modo que un evento que incorpore elementos de una cultura determinada puede necesitar un proveedor de catering que conozca ciertas especias y condimentos, es fundamental que los organizadores del evento y sus proveedores estén en sintonía y compartan valores comunes; de lo contrario, la visión final no será coherente.

¿Qué elementos o diseños de los eventos te parecen horribles?

Cuando por fin encuentras al cliente adecuado y este ha contratado tus servicios, he descubierto que es mucho más fácil hablar de los detalles de diseño que no le gustan. La mayoría de la gente puede identificar lo que no le gusta con mucha más facilidad que definir lo que realmente le encanta. La próxima vez, en lugar de empezar por el evento de sus sueños, intenta averiguar cuál sería su pesadilla; de esa manera, podrás evitar todo lo que mencionen y trabajar hacia atrás para crear una visión que les deje sin aliento. Esto también ayuda a evitar repetir el mismo evento una y otra vez basándonos en las imágenes más populares de Pinterest que vemos casi cada semana.

Por último, nunca dejes de hacer preguntas. Deja que el diseño evolucione a medida que avanza el proceso de planificación y no tengas miedo de hacer los ajustes necesarios. Hace poco llamé a una clienta para informarle de que había una nueva colección de mantelería disponible que encajaba aún mejor que la que ya habíamos elegido. Aprovechó la oportunidad al instante y ahora me llama su MVF, la florista más valiosa.

Incluso cuando ya se haya firmado el contrato, se haya compartido un tablero de Pinterest y te hayas puesto manos a la obra con unos diseños espectaculares, no dudes en mantenerte en contacto. Pregúntales por nuevas ideas y propuestas que puedan encajar en su visión general. Identificar las necesidades de tus clientes es el primer paso para organizar un evento inolvidable. Cuantas más preguntas hagas, mejor podrás dar con ese estilo perfecto que cautivará a tu cliente y dejará boquiabiertos a sus invitados.