Ya tienes el equipo de luz y sonido. Ya tienes a los miembros de tu equipo. Incluso tienes reservas. Pero planificar y llevar a cabo eventos es mucho más difícil de lo que debería ser. Es un caos y tu equipo se está desanimando.

Es probable que te enfrentes a una falta de organización en tu equipo. Por suerte para ti, existen algunas estrategias clave para reorganizar tu equipo, de modo que todos comprendan qué se espera de ellos, cómo deben llevar a cabo las actividades y cómo hacer un seguimiento del avance de un proyecto.

Crear procedimientos operativos estándar

El primer paso es crear procedimientos operativos estándar para tu negocio. Las SOP son las siglas de “procedimientos operativos estándar” y se utilizan para indicar a los miembros de tu equipo cómo llevar a cabo las actividades de la empresa. Deben redactarse para los puestos de trabajo, los procedimientos de seguridad, cómo atender a los clientes, cómo organizar el almacén... Si se trata de una actividad que vas a realizar más de un par de veces, deberías crear una SOP para ella.

Sé que parece mucho trabajo. Sin embargo, piensa en todo el tiempo que pasas respondiendo las mismas preguntas, buscando objetos extraviados y rehaciendo instalaciones mal hechas, cuando lo único que tendrías que hacer es remitir a los miembros del equipo a los procedimientos operativos estándar (SOP) y seguir con tu tarea. ¡De repente, redactar los SOP parece una inversión de tiempo que vale la pena!

Coloca tus procedimientos operativos estándar (SOP) en lugares de fácil acceso. Puede ser una carpeta en el almacén (¡pero no te olvides de actualizarla!), una carpeta digital compartida (como Google Drive) o incluso podrías crear una página Wiki para tu equipo. Lo importante es que sea fácil encontrar y uso.

Organiza reuniones periódicas con el equipo

Si no mantienes reuniones de seguimiento con tu equipo, estás perdiendo la oportunidad de detectar un inconveniente antes de que se convierta en un problema. Ya sea que programes reuniones semanales fijas o reuniones específicas para cada proyecto, se trata de un paso fundamental para crear un equipo sólido. Si te resulta difícil reunir a todo el mundo en una misma sala, considera la posibilidad de solicitar actualizaciones periódicas del estado de los proyectos a través del chat, para mantener a todos al día y en sintonía.

Utiliza un software de gestión de alquiler para eventos para la gestión de equipos

Un sólido software de alquiler para eventos te ayudará a llevar un control de tus artículos de inventario hasta el último cable— además tu equipo. Muchos de nuestros usuarios de Goodshuffle Pro ya guardan sus procedimientos operativos estándar (SOP) en el Archivos sección de nuestro software, para que su equipo pueda acceder a ellos desde cualquier navegador. Goodshuffle Pro también ofrece un sistema de mensajería para que el equipo se comunique y comparta actualizaciones, de modo que los miembros del equipo no se pierdan los cambios en los proyectos.

También puedes gestionar tantos contratistas como quieras —sin preocuparte de que tengan acceso a la información de facturación y otros datos confidenciales— suscribiéndote a Goodshuffle Pro’s Usuarios de solo lectura ilimitados complemento. Tus contratistas tendrán acceso a la información básica del proyecto, al chat del equipo del proyecto y a los archivos del proyecto, pero no a los datos financieros, los contratos ni a la posibilidad de modificar el inventario. ¡Es la solución perfecta para gestionar a los miembros temporales del equipo!

Mantener tu equipo y tu empresa de eventos bien organizados es fundamental para tu para que tus eventos salgan a la perfección y tu negocio crezca. Contar con guías adecuadas (procedimientos operativos estándar) en lugares de fácil acceso le dará a tu equipo la confianza necesaria para resolver problemas sin tener que recurrir a otra persona para que te ayude con cada problema que surja. Una vez que todos comprendan su papel dentro del proyecto, mantén abiertas las vías de comunicación y observa cómo tu equipo —y tu negocio— prosperan.