Tanto si eres nuevo en el sector de los eventos como si ya llevas tiempo en él pero quieres que tu propio Si estás pensando en abrir una empresa de alquiler de material para eventos, hay algunos pasos clave que deberás seguir antes de que tu negocio esté listo para aceptar clientes. Estos pasos te ayudarán a sentar unas bases sólidas para que tu empresa crezca y pueda adelantarse a —o evitar por completo— los errores habituales a los que se enfrentan los nuevos empresarios, como prometer más de lo que se puede cumplir, problemas legales e incluso el fracaso de tu negocio. ¡Confía en nosotros, es más fácil empezar con el pie derecho que corregir cualquiera de estos problemas más adelante!

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#1 – Elaborar un plan de negocios

Antes de hacer nada más, tienes que crear un plan de negocios cuando pones en marcha una empresa de alquiler de material para eventos. Un plan de negocios sólido te ayudará a definir los objetivos y la misión de tu empresa, tu mercado objetivo, tu ubicación, tu presupuesto y tu estrategia de marketing. Además, es muy útil para determinar si tu negocio puede tener éxito y para detectar cualquier falla en tu plan. Si no logras que tu negocio funcione sobre el papel, tampoco funcionará en la vida real; así que es hora de replantearte tu plan.

Tareas adicionales que hay que empezar:

• Empieza a pensar en tu marca y plan de marketing, incluyendo su sitio web, logotipo, y qué plataformas te gustaría utilizar. Todavía no es necesario que tomes ninguna decisión al respecto (eso vendrá más adelante), pero deberías familiarizarte con las opciones disponibles y con lo que se adapta (o no) a tus necesidades.
• Empieza a crear tu procedimientos operativos estándar, también conocido como SOP, para cualquier procedimiento que elabores para tu empresa y que creas que puedas necesitar o utilizar en el futuro. Si eres nuevo en el tema de los procedimientos operativos estándar (SOP), puedes leer más al respecto aquí.
• Empieza a investigar sobre el artículos que le gustaría comprar para tu empresa de alquiler de material para eventos. Te conviene contar con artículos resistentes y duraderos para tu inventario básico. Anota los precios y elabora un presupuesto aproximado para tu inventario inicial.

#2 – Ponle nombre a tu empresa de organización de eventos

Tu empresa necesitará un nombre antes de poder registrarla. Para obtener los mejores resultados, intenta elegir algo que sea fácil de recordar y de escribir. Si un cliente potencial ve un anuncio de pasada, lo ideal es que tu nombre sea algo que pueda recordar y buscar más tarde.

#3 – Formaliza tu negocio de organización de eventos

¡Es hora de hacerlo oficial!

Para crear tu empresa de alquiler de material para eventos, necesitarás:

• Constituya su empresa como entidad jurídica registrándola como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) o una sociedad anónima.
• Cree las cuentas de impuestos sobre las ventas que sean necesarias según su ubicación.
• Consigue un EIN.
• Averigua qué licencias y permisos podrías necesitar, ya que la tramitación de algunos puede llevar bastante tiempo.
• Busca un abogado. Necesitarás que redacte tus contratos, términos y condiciones, exenciones de responsabilidad y otros documentos legales. No recomendamos que redactes por tu cuenta ningún documento legalmente vinculante que deban firmar tus clientes. Por favor, no te saltes este paso.
• Ponte en contacto con la asociación local de pequeñas empresas (SBA). Allí encontrarás muchos recursos gratuitos y de bajo costo que te ayudarán a poner en marcha tu empresa de alquiler de material para eventos. Si te cuesta elaborar un plan de negocios coherente, también podrán ofrecerte orientación. Yo personalmente me he reunido con dos asociaciones de pequeñas empresas diferentes en dos estados distintos y ambas me han sido de gran ayuda.

#4 – Pon tus finanzas en orden

Aunque en el sector de los eventos se puede ganar mucho dinero, quizá no te hayas metido en él por esa razón, ¡pero igual necesitas dinero si quieres mantener tu negocio en marcha! Cuando elaboraste tu plan de negocios, ya debías haber creado tu presupuesto operativo y un análisis del punto de equilibrio. Esto te dará una idea clara de cuánto dinero necesitarás para poner en marcha una empresa de alquiler de material para eventos. ¡No te olvides de incluir un presupuesto operativo para la compra de los artículos que vas a alquilar!

Deberás:

• Abre una cuenta bancaria empresarial y solicita una tarjeta de crédito
• Solicitar financiación (préstamo empresarial, inversores, etc.)
• Busca un contador público certificado. Al igual que con los contratos, te recomendamos que contrates a un profesional para que se encargue de tu contabilidad. Hacerlo tú mismo conlleva demasiados riesgos.
• Obtener QuickBooks Online o algún otro programa de contabilidad

#5 – Indica tu ubicación

A estas alturas, es posible que ya hayas elegido un almacén y un edificio de oficinas. Si no es así, ahora es un buen momento para tomar una decisión. Además de comprar o alquilar un local, tendrás que:

• Obtén todos los permisos y licencias pertinentes que exijan tu estado y tu condado.
• Contrata un seguro. Prepárate para elaborar una lista detallada del inventario, el equipo, el mobiliario, etc. de tu empresa para tu póliza de seguro una vez que hayas adquirido los artículos.

#6 – Crear una presencia en línea

Para mantener una empresa de alquiler de material para eventos exitosa, usted necesidad un sitio web. Tus clientes ya pasan mucho tiempo en línea, y debes encontrarte con ellos allí donde están. Y no solo eso, sino que un sitio web facilitará las compras a tus clientes, reforzará tu marca y te ayudará a posicionarte como una empresa de eventos confiable. Piénsalo: ¿alquilarías algo a una empresa que no ¿Tienes un sitio web?

También te conviene crear cuentas para tu negocio en plataformas de redes sociales populares como Facebook, Twitter e Instagram. Las redes sociales no solo son excelentes herramientas gratuitas para conectarte con tu público objetivo, sino que también te ayudan a consolidar el reconocimiento y la credibilidad de tu marca. Además, son esenciales para el marketing y la publicidad. Aunque a ti personalmente no te gusten mucho las redes sociales, tus clientes sin duda las usan. ¡No dejes pasar esta oportunidad de llegar a ellos!

• • Crear un sitio web
    • Bricolaje: nos gusta Squarespace y WordPress.com gracias a su capacidad para incorporar diferentes integraciones de tu elección en tu sitio web. Si te sientes más seguro de tus habilidades de programación web, también puedes echar un vistazo a WordPress.org, que es una versión de código abierto de WordPress.com.
    • Contrata a un desarrollador
  • Crear cuentas en redes sociales
    • Instagram es una excelente manera de mostrar tu inventario a tus clientes actuales y potenciales. Para aprender a mejorar tu presencia en Instagram, echa un vistazo a esta publicación.
    • Muchísima gente usa Facebook para conectar con empresas locales. Si tu empresa de alquiler de material para eventos no está en Facebook, estás perdiendo clientes. También hay muchos grupos para profesionales del sector de los eventos que serán un gran recurso para cualquiera que esté empezando.

• Twitter es una plataforma ideal para difundir información de forma rápida. Por eso, es imprescindible para cualquier negocio que organice eventos pop-up. ¿Eres DJ y a veces actúas en eventos locales o en discotecas? Anúncialo, ¡y no te olvides de los hashtags!

#7 – Compra de inventario para alquiler de eventos

¡Ya es hora de comprar tu inventario! Este es también el momento perfecto para establecer tu sistema de gestión de inventario y empezar a utilizar tu software de gestión de inventario. Si no sabes por dónde empezar, echa un vistazo a nuestro guía detallada hasta la gestión de inventario, para asegurarte de que tu empresa de alquiler para eventos arranca con buen pie. Te conviene asegurarte de cumplir con todos estos requisitos:

• Comprar artículos en stock
• Compra una camioneta o una furgoneta para transportar tu inventario
• Mientras esperas a que llegue tu inventario, infórmate un poco y decide cómo te gustaría gestionarlo, desde el almacenamiento hasta el evento y de vuelta.
  • Cumplimiento
  • Entrega
  • Limpieza y reparación
  • Informes
  • Almacenamiento
• Adquiera su software de gestión de inventario

#8 – Crea tus procedimientos operativos estándar (SOP)

Espero que hayas ido documentando cómo te gustaría que funcionaran las cosas en tu empresa de alquiler de material para eventos a medida que vas descubriendo cosas; y si eres nuevo en el tema de los procedimientos operativos estándar (SOP), lee más sobre ellos aquí. Los procedimientos operativos estándar (SOP) marcan una gran diferencia para cualquier empresa, independientemente de su tamaño; sí, incluso para los profesionales independientes del sector de eventos. Establecen las expectativas tanto para ti como para tu equipo y ayudan a que todas tus tareas, procesos e interacciones con los clientes se mantengan en consonancia con la misión y los objetivos de tu empresa. Descubre aquí cómo crear procedimientos operativos estándar.

Redacta tus procedimientos operativos estándar (SOP) y asegúrate de que estén fácilmente accesibles: nadie los usará si no están a la mano. Las carpetas son una excelente opción, pero si prefieres mantener todo en formato digital, prueba con Dropbox o Google Drive (¡o guárdalos cómodamente en Goodshuffle Pro!). Si crees que pronto te quedarás sin espacio en Google Drive o Dropbox (¡a nosotros nos pasó!), echa un vistazo a nuestra publicación sobre cómo crear tus SOP para obtener más ideas.

Documentar tus procesos ahora y actualizar tus procedimientos operativos estándar (SOP) según sea necesario hará que tus procesos sean más sencillos que si los creas tres años después de haber fundado la empresa, cuando ya se hayan arraigado algunos malos hábitos. Además, esto también facilitará la capacitación mucho es más fácil cuando contratas a nuevos empleados.

#9 – Contratar empleados

Hablando de capacitar a los nuevos empleados, ¡es hora de contratar! En tu plan de negocios ya habrás definido las habilidades que buscas en tus empleados; ahora solo tienes que redactar algunos anuncios y publicarlos en línea.

Es fácil cometer errores en la contratación cuando estás solo Además de revisar el currículum y la entrevista de un candidato, asegúrate de analizar su perfil en las redes sociales. Es bastante fácil enseñar nuevas habilidades, pero no se puede cambiar la personalidad de alguien, y sus redes sociales te darán una mejor idea de quién es.

#10 – Abre tus puertas y recibe a los clientes

¡Ya estás listo para aceptar clientes!

Seguirás evolucionando, desarrollando nuevas estrategias y encontrando nuevas formas de afrontar los retos que se te presenten. Mantener tu inventario organizado, cumplir con tus procedimientos operativos estándar (SOP) y mantener tu sitio web y tus redes sociales actualizados te garantizará el éxito de tu empresa de alquiler de material para eventos.

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