Cuando Tanner Schwannecke y sus tres hermanos fundaron 3-T Tents and Events en Nashville hace cuatro años, contaban con algo que la mayoría de las empresas emergentes no tienen: un legado. Su familia llevaba en el negocio del alquiler desde 1942, cuando su abuelo lo fundó en Michigan. Conocían el sector. Sabían lo que era trabajar duro.

Lo que no habían previsto era que su software anterior les estaría restando silenciosamente miles de dólares de su margen, ni lo imposible que resultaría hacer un seguimiento de una carpa compuesta por 50 piezas repartidas en 10 eventos de fin de semana.

El impuesto oculto en cada transacción

Tanner y sus hermanos tenían experiencia en ventas. Entendían cómo funcionaban los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sabían cómo cerrar tratos y podían elaborar presupuestos profesionales. Pero su software anterior tenía un problema que no dejaba de mermar sus ganancias: las comisiones obligatorias por el procesamiento de tarjetas de crédito.

“Cada vez que recibíamos un pago de un cliente por Internet, que es lo que hace casi todo el mundo hoy en día, se aplicaba una comisión de 31 TP3T”, explica Tanner. “Al principio, nosotros asumíamos ese costo. Por cada 1 TP4T100 000 que facturabas en ventas, eso suponía 1 TP4T3 000 de margen”.”

Podían repercutir ese costo a los clientes, pero eso no les parecía correcto. Perjudicaba la experiencia del cliente y hacía que sus precios fueran menos competitivos. Pero absorberlo ellos mismos era insostenible.

Luego estaba el problema del inventario. Cuando tienes que gestionar 10 trabajos en un fin de semana y cada carpa es, en esencia, un rompecabezas de 50 piezas, resulta imposible llevar un control de lo que hay en el almacén y lo que está en el terreno.

“Era bastante difícil saber qué teníamos en el estante sin ir a revisar el almacén”, dice Tanner.

Investiga como si tu negocio dependiera de ello

Tanner no se precipitó al tomar la decisión. Dedicó entre uno y dos años a investigar, a asistir a la feria de la ARA (Asociación Estadounidense de Alquiler) y, lo más importante, a hablar con personas que realmente utilizaban el software.

“En realidad, se trataba de saber cuáles eran las empresas más grandes y mejores, y luego llamar a los propietarios de otras empresas de alquiler de equipos para eventos”, explica. “Cuando trabajaba con otra empresa o les subarrendaba equipos, les preguntaba qué sistema utilizaban y si les gustaba”.”

Identificó a los “tres grandes” del sector del software de alquiler para eventos y recopiló sistemáticamente opiniones del mundo real. Cuando la gente elogiaba a Goodshuffle Pro, era muy concreta. Cuando se quejaban de la competencia, eran sinceros.

Tanner Schwannecke

"Es mucho más fácil tener éxito cuando estás muy bien organizado. Y Goodshuffle Pro hace que organizarse sea muy fácil"."

Tanner Schwannecke

Propietario y administrador de 3-T Tents & Events

“Me di cuenta de que mucha gente usa Goodshuffle Pro, y quienes usan otros programas me contaron los problemas que tenían con ellos”, recuerda Tanner. “No escuché tantas quejas sobre Goodshuffle Pro, y eso me llamó la atención”.”

Pero el verdadero punto de inflexión vino de un amigo que dirige una empresa mucho más grande en otro estado. Cuando alguien en quien confías —alguien cuyo negocio respetas— te dice que un software es increíble, le haces caso.

Avance #1: Mejoras en el procesamiento de pagos

Cuando Tanner descubrió la opción de pago ACH de Goodshuffle Pro, todo cambió. En lugar de obligar a los clientes a asumir una comisión del 2,91 % por el pago con tarjeta de crédito o de correr con ella ellos mismos, podían ofrecer ambas opciones sin problemas durante el proceso de pago.

Los clientes podían pagar con tarjeta de crédito si lo deseaban, y muchos siguen haciéndolo, pero también tenían la opción de pagar directamente desde su cuenta bancaria sin ningún cargo adicional (3-T Tents se hace cargo del pequeño costo de procesamiento de la transferencia ACH, que es considerablemente menor que las comisiones de las tarjetas de crédito).

“Si generas 100 000 dólares en ventas y le das al cliente la opción de elegir, tal como Goodshuffle Pro te permite hacerlo sin complicaciones, eso por sí solo supone un ahorro de unos cuantos miles de dólares”, explica Tanner. “En mi caso, realmente compensó por completo el costo del software”.”

El procesamiento de pagos no era solo una función; era una herramienta de recuperación de ingresos integrada en cada transacción.

Avance #2: Se pone en orden el inventario

Otro factor decisivo fue la gestión de inventario. Las tiendas de campaña son complejas: cada una contiene docenas de varillas, estacas, contrapesos y piezas de tela. Antes de Goodshuffle Pro, llevar un control manual de todos esos componentes era una pesadilla.

Durante la transición, el equipo de Goodshuffle Pro tomó la enorme hoja de cálculo del inventario de 3-T Tents, que sumaba cientos de páginas de datos, y se encargó de importarlo todo por ellos. Esto se incluyó como parte del compromiso con el plan anual.

“Eso nos ahorró muchas horas de ingreso manual de datos”, dice Tanner. “Ahora mis chicos pueden llegar y todo es mucho más fácil que antes. Tienen una lista de verificación con la hora registrada para cada entrada”.”

Ya no hay que ir al almacén a contar físicamente los artículos. Ya no hay que adivinar si esa carpa de 20 × 30 estará disponible el próximo sábado. El sistema sabía en tiempo real qué había en el estante y qué se había prometido.

El apoyo que nunca falla

Para Tanner, la decisión se redujo, en última instancia, al tema del soporte técnico. Algunos competidores cobraban un cargo adicional por la asistencia continua. Otros ofrecían una ayuda mínima tras la incorporación. Goodshuffle Pro era diferente.

“El servicio de asistencia de Goodshuffle Pro fue un factor clave en mi decisión”, explica. “Me di cuenta de que, con uno de los principales competidores, solo te ofrecían un nivel limitado de asistencia y, después, tenías que pagar un extra”.”

Y el equipo de soporte no desapareció tras la configuración. Su gerente de éxito del cliente, Colin, se pone en contacto con nosotros regularmente, por iniciativa propia, para preguntarnos en qué puede ayudarnos. Ese nivel de atención proactiva marcó la diferencia.

En camino a duplicar los ingresos

Tras un año utilizando Goodshuffle Pro, 3-T Tents va camino de duplicar sus ingresos. El crecimiento no se debe solo a contar con un mejor software, sino a disponer de sistemas que eliminan el estrés y generan confianza.

“Ahora que contamos con Goodshuffle Pro en lugar de nuestro software anterior, más básico, me siento mucho menos estresado al no tener que estar pensando constantemente si tenemos algo disponible”, dice Tanner. “Me permite pensar con mayor claridad y atender mejor a todas las personas con las que trabajamos”.”

Los clientes no dejan de elogiar lo profesional y sencillo que resulta su proceso de cotización. La función de caducidad automática de las cotizaciones evita la pesadilla de que alguien reserve algo con meses de antigüedad y una disponibilidad desactualizada. El seguimiento del inventario permite que el equipo del almacén sepa siempre exactamente qué hay que enviar.

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 ”Si quieres crecer, haz que esas cosas estresantes desaparezcan para poder centrarte más en servir y en crecer“.“

Tanner Schwannecke

Propietario y administrador de 3-T Tents & Events

“Siempre recibimos elogios por lo bien que se ve nuestro proceso de cotización”, comenta Tanner. “Si ese aspecto se ve bien, eso se refleja en todas las demás áreas del negocio”.”

El consejo de Tanner: Empieza con buen pie para crecer rápido

En retrospectiva, el consejo de Tanner es: no esperes a estar desbordado para ponerte en orden. Anota todo lo que te estresa de tu sistema actual. Anota lo que los clientes te dicen que les gustaría que mejorara. Luego, prueba programas que realmente puedan resolver esos problemas.

“Es mucho más fácil tener éxito cuando estás muy bien organizado”, dice. “Goodshuffle Pro hace que sea muy fácil organizarse”.”

Para 3-T Tents, invertir en el software adecuado no consistía en buscar un sinfín de funciones. Se trataba de poner fin a la pérdida de ingresos derivada de las comisiones por procesamiento de pagos, obtener una visibilidad total del inventario y sentar las bases para un crecimiento sostenible.

Ya no hay que pagar ese impuesto oculto en cada transacción. Se ha resuelto el caos en el almacén. Y Tanner por fin puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: atender a los clientes y hacer crecer el negocio familiar que su bisabuelo fundó hace más de 80 años.