Total de eventos, una empresa de organización de eventos con sede en Nueva York que lleva más de 20 años en el mercado, comenzó cuando sus fundadores alquilaban un pequeño surtido de artículos de decoración. Richard y Melissa Carrier hicieron crecer su negocio desde la oficina de su casa y ahora operan desde un almacén de 26 000 pies cuadrados. Su lema es #TotalTransformation porque transforman por completo la visión de sus clientes en eventos impresionantes. Esto no solo se aplica a los hermosos eventos que organizan, sino también al crecimiento de su propio negocio.

Del garaje a la industria

Total Events comenzó realmente como una empresa de base. En 1999, Richard y Melissa Carrier pusieron en marcha su empresa de alquiler de material para eventos desde su garaje. La combinación de la amplia experiencia de Richard en el sector hotelero de Las Vegas y los conocimientos de Melissa en ventas y mercadotecnia los convirtió en el dúo perfecto para liderar esta nueva aventura empresarial, ¡y se lanzaron a por ello!

Veinte años después, Total de eventos se ha convertido en la querida empresa de organización de eventos que es hoy en día. La empresa opera en el norte del estado de Nueva York y el equipo ha crecido hasta contar con más de 30 personas. Se encargan de todo tipo de eventos, desde bodas hasta baby showers y eventos corporativos. En cada evento, el equipo aporta creatividad y pasión para hacer realidad la visión de cada cliente y lograr una transformación total. Tommie Burch, especialista en eventos del equipo, explica que le encanta su trabajo y su empresa porque le permite hacer que las personas se sientan especiales y bienvenidas.

Además de las relaciones personales que establecen con los clientes, las relaciones con otros profesionales del sector de los eventos son una parte fundamental del éxito de Total Events. Especialmente ahora que la COVID-19 ha tenido un impacto enorme en la industria de los eventos, Tommie explica que esto no ha hecho más que poner aún más de manifiesto el poder de las relaciones en este sector tan basado en la comunidad. Ella explica: ’Todos se apoyan mutuamente y se preocupan los unos por los otros. Muchos profesionales de eventos han brindado su apoyo durante la pandemia preguntando a los demás por sus pensamientos y sentimientos, así como ofreciéndose a ayudar en todo lo que puedan“.’

#TotalTransformation

El reto: un aumento del inventario requería más espacio para crecer

A medida que los Carriers seguían consolidando los cimientos de su negocio en expansión, sabían que tendrían que tomar muchas decisiones estratégicas para continuar con esta expansión. En 2018, al ampliar su colección de inventario, se dieron cuenta de que su herramienta principal, un software de alquiler para eventos, se había quedado obsoleta. Estaba desactualizada y no podía manejar sus eventos más detallados ni las piezas de inventario personalizadas. Se estaba volviendo demasiado costosa, tanto en tiempo como en dinero, y se interponía en lo que el equipo valora más: ofrecer a los clientes los eventos ideales.

La solución: un software para eventos rápido y flexible

Después de una demostración con Goodshuffle Pro, los responsables de Carriers descubrieron que este software era lo suficientemente flexible como para adaptarse a los cambios y al crecimiento de la empresa, además de facilitarlos. También era fácil de usar y personalizable. ¿Problemas con el inventario? Desaparecidos. ¿Dificultades con los pagos en línea? Cosa del pasado. Además, al estar Goodshuffle Pro basado en la nube, el equipo tenía fácil acceso a los proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento: el lugar del evento, la oficina o incluso desde casa.

El resultado: un proceso de venta más ágil y un sitio web atractivo

Además del crecimiento que Total Events estaba experimentando gracias a la organización de eventos más grandes y elaborados y a la ampliación de su inventario, también querían facilitar a los clientes la planificación de los eventos de sus sueños. Aquí es donde Goodshuffle Pro’s Integración de sitios web entró en juego. Después de un largo día de trabajo, familia y recados, lo último que quiere un cliente es esperar a que la empresa abra para coordinar su próximo evento. Entonces, ¿qué hacen? Si son como yo, se preparan una taza de té, se meten en la cama y empiezan a navegar por Internet en busca de inspiración para adelantarse a los acontecimientos. Todos hacemos algo parecido, pero eso realmente dificulta la coordinación.

Total Events tenía un gran interés en optimizar la planificación y ahorrar tiempo a su equipo durante el proceso de ventas, por lo que incorporó la integración de la lista de deseos a su plan #TotalTransformation. Esta función personalizable les permite registrar las interacciones con los clientes fuera del horario laboral. Los clientes envían listas de deseos para iniciar el proceso de creación del evento cuando lo deseen. Esto les brinda la oportunidad de expresar sus opiniones, al tiempo que permite al equipo de Total Events mantener el control y tener una primera conversación más productiva. Además, la integración resulta muy atractiva para los organizadores entusiastas: Total Events ha registrado un aumento del 50% en los clientes potenciales procedentes de su sitio web desde que la implementó.

De cara al futuro: la COVID-19 y un sector en transformación

La COVID-19 ha provocado cambios radicales en el sector de los eventos. A fecha de noviembre de 2020, los eventos tienen un límite de 50 personas debido a la COVID-19 en Nueva York, donde tiene su sede Total Events. El equipo de Total Events ha dado un paso al frente lanzando una campaña llamada “Total Home” para crear eventos más pequeños e íntimos que se adapten a estas nuevas regulaciones. Con tanta atención a cada detalle, estos eventos son, posiblemente, incluso más increíbles que los eventos más grandes que los clientes habían planeado inicialmente.

Inicio ofrece a los clientes de sus eventos preciosos paquetes de mesa cuidadosamente seleccionados. Recientemente, el equipo de Total Events trabajó en una boda de solo 16 personas, a las que se les prepararon sus platos favoritos como parte del banquete nupcial. Este es solo un ejemplo de un detalle divertido que no sería posible en un evento más grande. El equipo ha podido canalizar toda su energía creativa, que normalmente se destinaría a cientos de invitados, hacia algo verdaderamente único e inolvidable. Incluso colaboraron con uno de los socios desarrolladores web preferidos de Goodshuffle Pro para garantizar que estos paquetes se mostraran de manera atractiva en su sitio web.

Hay tantas nuevas posibilidades en los eventos a menor escala que Total Events está deseando explorar. Aunque la COVID-19 ha planteado grandes retos a los profesionales del sector en todo el mundo, Total Events ha sabido mantenerse flexible, en parte gracias a la flexibilidad de Goodshuffle Pro. Estamos muy orgullosos de acompañarlos en este camino mientras siguen allanando el terreno para una nueva normalidad en el sector de los eventos.

Consejos para los nuevos profesionales del sector de eventos

Tommie anima a otros profesionales del sector de los eventos que están empezando a ser flexibles y a dejarse llevar. En los eventos siempre hay imprevistos, y saber improvisar es una habilidad importante cuando, inevitablemente, surge algún problema. Como explica Tommie, una de las partes más gratificantes de un evento es cuando ella y su equipo resuelven los problemas entre bastidores para que el cliente pueda seguir disfrutando del momento. Después, el cliente siempre queda muy impresionado por la forma en que el equipo manejó con profesionalismo y éxito cualquier situación que surgiera. Con veinte años de éxitos a sus espaldas, Total Events está lista para lo que venga.

El equipo de Total de eventos quiere hacer realidad tu visión con una transformación integral de eventos. Ya sea una boda en uno de los lugares más prestigiosos de la región de la capital, una reunión corporativa o una cena festiva por todo lo alto, sus experimentados especialistas en eventos estarán ahí para guiarte en cada paso del camino. A lo largo de los últimos 20 años, han establecido relaciones con los lugares y los profesionales de eventos más solicitados de la zona. Tenemos todo lo que necesitas para convertir tu visión en realidad.