Los profesionales del sector de los eventos buscan constantemente convertir las consultas de los clientes potenciales en contratos. ¡Todos queremos más clientes que paguen! Cuando tu sitio web y tus estrategias de marketing funcionan de manera eficaz, empiezas a recibir un sinfín de consultas con preguntas sobre fechas disponibles, precios y otros detalles de la reserva. Estos mensajes suelen ser tu primer punto de contacto con un nuevo cliente potencial, por lo que es fundamental que interactúes con ellos de una manera que los haga volver.

Por supuesto, una parte fundamental para conectar con los posibles clientes de eventos consiste en comprenderlos a fondo. Es necesario saber qué es lo que valoran, por qué se interesan por tus servicios y qué es lo que les motiva. Cuanto mejor conozcas a tus clientes ideales, mejor podrás atenderlos. Para los profesionales creativos, a veces puede parecer que el sector está en constante evolución mientras nosotros nos quedamos estancados; por eso es tan importante que las empresas de eventos sepan adaptarse a las exigencias del mercado.

El mercado actual de eventos está compuesto por las generaciones Y y Z, que se caracterizan por su dominio de la tecnología y su necesidad de información sobre la marcha. Han crecido con los teléfonos inteligentes siempre a mano, por lo que tienen ciertas expectativas de gratificación inmediata: el cliente moderno quiere respuestas y las quiere ya.

Por lo tanto, la forma en que respondes a las consultas es un punto de contacto clave que puede ayudarte a conseguir un nuevo cliente... o, por el contrario, enviarlo directamente a las bandejas de entrada de tus competidores. A continuación te indicamos qué puedes hacer para asegurarte de que tus respuestas mantengan a los clientes potenciales dentro de su proceso de compra.

Sé siempre puntual

Para convertir las consultas de los posibles clientes de eventos en contratos, hay que actuar con rapidez. Además de la necesidad que tiene la gente de acceder de inmediato a la información, ten en cuenta también que la mayoría de las parejas se pondrán en contacto con todas las empresas de su lista de finalistas al mismo tiempo. Eso significa que tu tiempo de respuesta compite con el de otros competidores, por lo que esperar demasiado tiempo puede, en última instancia, dejar a tu empresa fuera de la carrera. Por no mencionar que tu respuesta inicial es la primera señal de cómo tu experiencia del cliente seguiremos adelante, así que es mejor que sea rápido y oportuno.

La norma generalmente aceptada es que las consultas deben recibir una respuesta en un plazo de 24 horas entre semana y de 48 horas durante el fin de semana. Aunque son plazos aceptables, no resultan ventajosos. Piensa en cuánto tiempo pasan tus clientes ideales frente a sus teléfonos y computadoras: un día entero puede parecer una eternidad y, si tu competidor ya ha respondido, tendrás que recuperar el tiempo perdido.

Lo ideal es que intentes responder en un plazo de dos horas para asegurarte de mantener abiertas las vías de comunicación. Eso no significa que tengas que resolver todas las inquietudes con tanta rapidez. Si tienes preguntas que requieren tiempo para responder, envía un correo electrónico en el que confirmes que has recibido su consulta y que estás trabajando en las respuestas.

Automatiza tus respuestas (dentro de lo razonable)

Una forma eficaz de garantizar tu tiempo de respuesta es utilizar respuestas automáticas para informar a los clientes potenciales que se han puesto en contacto contigo de que se ha recibido su mensaje. Sentirse escuchado es tan importante como recibir respuestas a sus preguntas, por lo que un correo electrónico automático es mucho mejor que el silencio total. Además, te dan un poco de margen en los días de mayor actividad de los eventos para asegurarte de que no descuidas la atención a los clientes potenciales. Convertir las consultas de los clientes de eventos en contratos es mucho más fácil cuando tienes tecnología haciendo el trabajo tedioso por ti.

Afortunadamente, existen muchas herramientas digitales que te permiten optimizar tus respuestas automáticas y vincularlas a determinadas acciones desencadenantes, como completar un formulario de consulta o enviar un correo electrónico directo. Explora tus opciones con plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), así como con programas de marketing por correo electrónico.

Si prefieres hacerlo de forma manual, siempre puedes configurar un mensaje clásico de «fuera de la oficina» para esos días ajetreados en los que sabes que no podrás responder tan rápido como te gustaría. Independientemente de cómo automatices las respuestas, asegúrate de indicar un plazo estimado de respuesta para que sepan cuándo pueden esperar tu respuesta.

Lleva un poco de alegría a su bandeja de entrada

Organizar un evento es estresante para la mayoría de la gente; no hay duda de ello. Cuando acuden a profesionales del sector, esperan recibir consejos y apoyo que les hagan sentir que cuentan con tu respaldo.

Responde a cada consulta con calidez y amabilidad. ¡Comparte su emoción mientras planifican su gran día! Para ellos, este es uno de los momentos más especiales de sus vidas: demuéstrales que lo entiendes y que estás deseando acompañarlos en este viaje.

¡Recuerda que ofrecer información desde el principio significa que sus consultas se responden de inmediato! Explica claramente tus servicios, tus precios y otras preguntas frecuentes en tu sitio web. Así evitarás que tus clientes potenciales se sientan frustrados desde el principio por tener que esperar una respuesta para obtener la información básica que necesitan para seguir adelante. Además, nunca querrás perder el tiempo con consultas que desde el principio no encajan con tu perfil de ventas.

Responder a las consultas es solo el primer paso del proceso de compra, pero podría decirse que es el más importante. Aprovecha tu primer punto de contacto para mostrar todo lo que tu marca tiene para ofrecer y siempre concluye animándolos a dar los siguientes pasos, ya sea una llamada telefónica o una consulta en persona. La comunicación se volverá más fluida a medida que se vayan conociendo, pero al principio debes enfocarte en generar confianza con ellos a través de respuestas rápidas y positivas.