Cualquiera que trabaje en el sector de los eventos, o de hecho cualquiera que haya organizado una fiesta... alguna vez... puede confirmar que las fiestas (¡y sobre todo las bodas!) son extraordinariamente caras. Una de las preocupaciones más habituales que escuchan los organizadores de eventos es cómo mantenerse dentro del presupuesto. Entonces, ¿deberías alquilar o comprar los artículos para un evento?

Antes, alquilar se consideraba una opción obvia para ahorrar dinero. Esto se debe a que los artículos más comunes, como los muebles y los objetos de decoración, suelen tener un alto valor de venta al público. Sin embargo, en una época en la que los sitios web ofrecen envío gratuito y el Internet permite vender tus cosas viejas, esa idea está siendo cuestionada.

No hace mucho, fui testigo de esta conversación entre una novia y el lugar de la celebración:

Lugar: Estas son las empresas de alquiler con las que trabajamos para la ropa de cama y estos son sus precios. O, si quieres ahorrar dinero, puedes comprarlos más baratos en eBay o Amazon.

Novia: ¡Genial, lo haré!

Lugar: Pero tendrás que conseguir los mismos colores, asegurarte de que te los entreguen a tiempo, encargarte de que alguien los lave y los planche, colocarlos y recogerlos y limpiarlos al final de la noche. Después, tendrás que decidir qué hacer con 30 juegos de mantelería.

Novia: ¿Me puedes volver a enseñar esa lista de alquileres?

Este lugar no tenía ningún vínculo económico con la empresa de alquiler, por lo que no intentaban “engañar” a la novia para que se decantara por una opción u otra. Rápidamente le comentaron que, en este caso concreto, comprar resultaba más barato. Sin embargo, habían visto la sorpresa de novios anteriores al darse cuenta de cuánto tiempo y energía ahorraban con el precio más bajo. Como yo mismo había trabajado durante años en el sector de los eventos, le confirmé a la novia que alquilar era su mejor opción. Poco después, me uní al Goodshuffle equipo.

En el debate entre alquilar o comprar, el costo puede inclinarse hacia un lado u otro, dependiendo del artículo, así que me centraré en otros seis factores que debes tener en cuenta antes de elegir a los proveedores para tu evento.

1) Configuración

Imagínate esto: es el día de tu gran evento. Acabas de salir de la ducha y ya estás repasando mentalmente las horas que te llevará prepararte a ti mismo, preparar la comida, preparar el lugar (¿tu casa?), preparar a la gente (¿los niños?) y todas las demás cosas que figuran en tu interminable lista de tareas pendientes. ¿Qué te parece tener que ocuparte de 150 sillas? Apostar un tienda de campaña? Claro, siempre puedes contratar a alguien (o rogarle a algún amigo) para que te ayude, pero ¿sabrán exactamente cómo conectar el iluminación de tiendas de campaña? ¿Cómo arreglar una puerta que se mueve? mesita auxiliar antigua?

Las empresas de alquiler suelen incluir el montaje en el precio de muchos artículos (por ejemplo, las carpas) y lo ofrecen como servicio adicional de pago para la mayoría de los demás. Esa será la diferencia entre llegar a una recepción lista para el evento y llegar a lo que parece un mercadillo.

2) Limpieza

Para que quede claro, las empresas de alquiler de material para eventos no se llevarán tus residuos reciclables ni fregarán el piso al final de la noche. Sin embargo, ya sea el mismo día o al día siguiente, recogerán cientos de sillas y mesas, un pista de baile, y una carpa en el patio trasero sin que tengas que mover un dedo. ¿Hay algo que te apetezca menos después de una fiesta exitosa que mover muebles pesados y elementos decorativos?

3) Almacenamiento

Si compras artículos, no solo serás su dueño durante el evento, sino también antes y después.

Antes del evento, tendrás que guardar los artículos en un lugar donde no los pisen las mascotas o los niños, donde no se derritan por el calor y que sea lo suficientemente seguro como para que no se pierdan ni te los roben. Esto descarta muchos sótanos, garajes y espacios comunes, lo que nos lleva a preguntarnos: ¿en qué otro lugar puedes guardar estos artículos (que suelen ser grandes)?

Después del evento, algunas personas dan por sentado que no necesitarán un espacio de almacenamiento porque tienen pensado revender los artículos. Aunque seas uno de los pocos afortunados que logran hacerlo, es poco probable que eso ocurra inmediatamente después del evento.

4) Calidad: Costo

La idea de comprar en lugar de alquilar no es que adquirir un artículo único y vintage resulte más barato que alquilarlo. Más bien, se trata de poder comprar un artículo con una funcionalidad similar y quedárselo después del evento. El problema es que siempre tendrás que sacrificar la calidad si quieres mantenerte en el mismo rango de precios que el del alquiler.

Si no te importan los cubiertos de plástico, los manteles económicos o los asientos sencillos, entonces comprarlo podría ser la opción más sensata. Si buscas una experiencia de lujo y una estética exquisita, no encontrarás un sofá vintage o cristalería con borde dorado por un precio de compra que se acerque siquiera al de su alquiler.

5) Planificador integrado

Puede que las empresas de alquiler para eventos no te ayuden a elegir las invitaciones ni le sugieran al DJ que ponga mejor música, pero sí aportan una gran experiencia en la organización de eventos que no te costará ni un centavo más. Los proveedores de alquiler han participado en miles de eventos especiales. Pueden indicarte exactamente qué artículos necesitas, dónde debes colocarlos y cómo puedes embellecer aún más tu evento. Su experiencia abarca desde el diseño creativo hasta la ejecución práctica, algo difícil de encontrar en cualquier otro lugar.

6) Dolor de cabeza

Decidir entre alquilar o comprar puede ser complicado, pero alquilar puede ahorrarte mucho estrés. Entre la preparación, la limpieza, el almacenamiento, la comparación de calidades, la planificación, la posible reventa, la combinación de colores y mucho más, la búsqueda de artículos para tu fiesta o boda se puede resumir en una sola palabra: dolor de cabeza. Alquilar artículos no solo te abre las puertas a un mundo de posibilidades que de otro modo no encajarían en tu presupuesto, sino que también te ahorra el intenso estrés que conlleva ser propietario.