Quizás hayas notado que el antiguo modelo de tener el software instalado en tu propia computadora está quedando obsoleto. Ahora, o bien lo descargas de un CD o alguien te lo instala en un servidor. El software “basado en la nube” o “por suscripción” es la tendencia del futuro. Pero, como ocurre con todos los cambios, hay quienes no están tan seguros de este nuevo modelo. ¿Por qué las empresas están adoptando este modelo? ¿Por qué los consumidores lo prefieren? ¿Qué deben saber las empresas de alquiler de equipos para eventos sobre este cambio? En pocas palabras, el software para eventos basado en la nube ofrece al usuario una mejor experiencia con actualizaciones constantes de funciones, amplia accesibilidad y una empresa motivada a cuidar y apoyar a sus clientes.

¿Por qué debería confiar más en una empresa de software para eventos basado en la nube que en un software de pago único?

Imagina que eres un vendedor. ¿Preferirías venderle a alguien un producto por miles de dólares una sola vez o por unos pocos dólares cada mes?

Obviamente, para ti, como vendedor, es más rentable vender algo una sola vez, llevarte una buena comisión y luego largarte de la ciudad antes de que el cliente tenga oportunidad de quejarse si el producto se descompone.

El software por suscripción mantiene a la empresa comprometida con su producto. Si los clientes pagan mensualmente o anualmente por el software, la empresa debe seguir ganándose su confianza cada mes o cada año. ¡Eso supone mucha presión para una empresa! Naturalmente, se verán impulsados a mantener el software con actualizaciones, nuevas funciones, atención al cliente y mucho más, sin necesidad de comprar la siguiente versión ni de actualizar constantemente el ordenador.

La flexibilidad y accesibilidad del software para eventos basado en la nube

Si el software funciona en línea, significa que el usuario puede acceder a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Ya no hay que preocuparse por las copias de seguridad ni por que la computadora se bloquee y no puedas seguir trabajando. Ya no tendrás que dejar el calendario o la lista de embalaje impresa en la oficina y encontrarte en el lugar de trabajo sin tener ni idea de lo que se espera de ti.

En el sector de los eventos, es raro que los profesionales se pasen el día sentados en una oficina frente a un escritorio. Por lo general, hay gente en los recintos, reunida con clientes, en el almacén, etc. La posibilidad de acceder a tus cotizaciones, hojas de trabajo y comunicaciones con los clientes desde cualquier lugar es absolutamente imprescindible. Además, ¡esto significa que puedes hacer un pedido desde el partido de fútbol de tu hijo o durante tus vacaciones familiares en la playa!

Asistencia y crecimiento con software para eventos basado en la nube

El software para eventos basado en la nube evoluciona junto con el usuario, ya que la empresa lo actualiza constantemente para mejorar la solución. Por ejemplo, QuickBooks Pro (escritorio) ha ido reorientando su enfoque hacia QuickBooks Online desde 2015. Con características como asistencia gratuita las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y la automatización de funciones (facturación a clientes, informes por correo electrónico y descarga de transacciones bancarias), queda claro en qué está centrando sus esfuerzos la empresa. Se ofrece asistencia para la versión de escritorio, pero solo mediante el pago de una cuota mensual. Hay muy pocos programas que se integren con Quickbooks Desktop y no se prevé que se añadan más en un futuro próximo. Por el contrario, cada vez más empresas se están integrando con Quickbooks Online debido a que es una solución basada en la nube y en crecimiento.

Además de un conjunto de funciones cada vez más amplio, las empresas que ofrecen servicios en la nube brindan un soporte técnico mucho más completo. A veces pueden surgir problemas con los datos (como un borrado accidental o dificultades para encontrar cierta información). Con el software basado en la nube, hay un equipo de profesionales listo para ayudarte y resolver cualquier problema. A diferencia de un programa instalado en tu computadora, que puede perderse si el equipo falla, un programa basado en la nube se ejecuta en servidores profesionales con copias de seguridad periódicas supervisadas por expertos en TI.

Karen Gordon es la vicepresidenta de Crecimiento de Goodshuffle. Le encantan los eventos originales, el entretenimiento en vivo y los cachorros.