El mundo empresarial está cambiando rápidamente, y el proceso de redactar, archivar y firmar documentos en papel ha quedado obsoleto. Las firmas electrónicas, una tecnología que permite redactar, enviar y firmar documentos digitales, llevan ya bastante tiempo entre nosotros. Los documentos electrónicos ofrecen varias ventajas convincentes y, sin embargo, muchos en el sector de los eventos parecen quedarse atrás al seguir dependiendo de los archivos en papel. Repasemos las cinco razones principales para empezar a utilizar las firmas electrónicas en tu negocio de eventos.

1. Seguridad
2. Rapidez y facilidad
3. Coste
4. Trazabilidad
5. Sostenibilidad

Seguridad

Los documentos en papel pueden perderse, ser robados, mancharse, mojarse o quemarse. Los documentos electrónicos no se pierden, incluso si tus dispositivos se rompen, y son mucho más fáciles de controlar que los documentos en papel. Las firmas electrónicas también son extremadamente difíciles de alterar o falsificar, ya que suelen ir acompañadas de un historial de cambios que se realizan en los documentos y en los registros verificables de cuándo se enviaron, abrieron y firmaron dichos documentos. Aunque un documento en papel pueda parecer más “real” al tenerlo en las manos, nada supera la seguridad de los documentos firmados electrónicamente.

Rapidez y facilidad

Ya no tendrás que perder tiempo imprimiendo, entregando y esperando a recibir contratos. Los documentos electrónicos se pueden convertir en plantillas fácilmente reutilizables, enviarse con solo hacer clic en un botón y recibirse con toda la información necesaria en cuestión de minutos. Tampoco tendrás que perder tiempo archivando y buscando documentos cuando los necesites. Todos se almacenarán en un mismo lugar para que puedas acceder a ellos de forma rápida y sencilla.

Si ninguna de las partes está de acuerdo con un contrato, programar una nueva reunión para discutir uno nuevo puede resultar lento y frustrante para ambas partes. Poder editar rápidamente los contratos en tu computadora y reenviarlos en cuestión de segundos supone un gran ahorro de tiempo. Hoy en día, tus clientes esperan poder realizar pagos y firmar contratos digitalmente de forma rápida y sencilla. Si no puedes ofrecerles estos sencillos servicios, se irán a otra parte.

Coste

Ahorrar tiempo en la gestión de contratos no solo te permite dedicar más tiempo a otras tareas, sino que también te ahorra dinero. Al fin y al cabo, pagas a tus empleados por sus horas de trabajo, por lo que necesitas que trabajen de manera eficiente. Tus empleados ya no tendrán que dedicar horas de trabajo a redactar e imprimir contratos, asistir a reuniones sobre contratos y reprogramar esas reuniones para hacer ajustes. Ahora todo eso se puede hacer con solo hacer clic en un botón, que es precisamente lo que esperan tus clientes y socios.

Trazabilidad

¿Alguna vez te has olvidado de si recibiste un contrato de alguien? ¿O te has dado cuenta de que se acercaba una reunión y no estabas seguro de si ya habías redactado el contrato o no? Entonces tenías que perder tiempo revisando tus archivos en busca del documento sin siquiera saber si estaba allí o no.

Este es otro problema más que se puede evitar con las firmas electrónicas. Guarda tus archivos digitales en línea, donde se puede hacer un seguimiento de su avance para que siempre sepas en qué fase se encuentra tu operación. Encontrar un documento en línea es ahora tan rápido y fácil como escribir en una barra de búsqueda.

Sostenibilidad

La deforestación es un tema muy debatido en los medios de comunicación. ¿Te has preguntado alguna vez qué impacto puede tener tu empresa de eventos en el medio ambiente? La mayor parte del papel acaba en un vertedero, e incluso reciclar el papel no es tan sostenible como reducir el consumo de papel por completo. Alivia tu conciencia con documentos electrónicos que no generan residuos.

¿Qué te motiva a preocuparte por la sostenibilidad de tu empresa? Los clientes prefieren comprar a empresas que demuestran compartir sus valores. Ahora más que nunca, la gente se preocupa profundamente por el medio ambiente y creo que deberíamos dar prioridad a la sostenibilidad medioambiental. Puedes optar por alinear tu marca con los valores de tus clientes para aumentar tu popularidad, al tiempo que contribuyes a cuidar el planeta.

Es una decisión fácil

En resumen, los documentos en papel suponen una mayor pérdida de tiempo y dinero, son menos seguros, más difíciles de rastrear y más perjudiciales para el medio ambiente en comparación con los documentos electrónicos. Por el bien de su empresa, de sus socios y del medio ambiente, pase al formato digital.